BioscienceLA pergi lebih jauh apabila ia boleh memberi tumpuan kepada misi

Cabaran: Keperluan untuk perkongsian dan penyimpanan yang selamat

 

Diasaskan pada 2018, BioscienceLA ialah pemangkin inovasi untuk sains hayat dan inovasi kesihatan di rantau LA yang lebih luas, mewujudkan lebih banyak peluang untuk pembiayaan, ruang dan bakat, serta pemesejan dan pembinaan kesedaran. Organisasi bukan untung bebas tersebut memastikan Los Angeles mempunyai ekosistem yang kolaboratif dan tergabung dengan baik yang merangkumi semua aspek kluster sains hayat California Selatan. Organisasi tersebut beralih kepada DocSend untuk berkongsi maklumat kewangan sensitif dengan ahli lembaga dengan selamat, menyebarkan maklumat program kepada peserta program dan melaksanakan perjanjian perkongsian dengan organisasi yang mengambil bahagian.

 

Sebelum DocSend, David J. Whelan, Ketua Pegawai Eksekutif BioscienceLA, menyatakan bahawa organisasi akan berkongsi maklumat sensitif dengan lembaga pengarah melalui lampiran e-mel. “Kami memerlukan cara yang lebih selamat untuk berkongsi maklumat kewangan dan strategik yang sensitif dengan lembaga pengarah kami. Lampiran e-mel akan hilang atau sukar dibuka secara mudah alih, jadi perlu ada cara yang lebih baik,” kongsi Dave.

Penyelesaian: Cara yang lebih selamat untuk menyimpan dan berkongsi komunikasi luaran lembaga pengarah bukan untung

Dave beralih kepada pelantar perkongsian dokumen selamat DocSend untuk mengedarkan komunikasi dengan lembaga pengarah organisasi dengan selamat, serta peserta program suai tugas untuk program latihan baru.

 

Apabila Dave mula-mula menyertai BioscienceLA sebagai Ketua Pegawai Eksekutif, dia mahu memastikan pasukannya dapat bekerjasama dari jarak jauh dengan berkesan. Sebagai pengguna awal Dropbox, Dave tahu bahawa Dropbox merupakan penyelesaian yang tepat untuk diterapkan bagi keupayaan penyelarasan fail awan dan simpanan. Sama ada penciptaan rancangan program, rancangan kewangan atau nota dalaman, Dave dan organisasinya bergantung pada Dropbox untuk menyimpan semua fail dalaman mereka dengan selamat agar mereka boleh kekal fokus pada misi mereka. “Sungguh mudah bagi kami untuk dapat mengakses dokumen perancangan yang telah kami cipta dalam Dropbox dari mana-mana sahaja.” Kami membuka tapak baru di Bandar Culver, maka dapat mengakses fail kami dengan selamat semasa dalam perjalanan adalah penting bagi kami.”

 

Apabila berkongsi maklumat di luar organisasinya, Dave ingin memastikan bahawa semua maklumat sensitif dilindungi. Khususnya, Dave mahu melindungi fail sensitif yang dia kongsikan dengan lembaga pengarah bukan untung. “Saya berkongsi pembentangan dan kewangan dengan ahli lembaga kami sebelum dan selepas mesyuarat. Saya mahu menambahkan perlindungan tambahan untuk memastikan bahan-bahan ini tidak sampai ke tangan yang salah,” kongsi Dave.

 

Walaupun penyelesaian perkongsian dokumen lain mudah diakses oleh pihak ketiga, Dave dapat melindungi dokumen sensitifnya dengan menambah kata laluan dan memerlukan alamat e-mel untuk mengakses powerpoint, PDF, dokumen excel dan dokumen word yang dia kongsikan dalam DocSend.

Kemas kini lancar pada komunikasi lembaga pengarah

Semasa menghantar agenda mesyuarat kepada ahli lembaga pengarah, Dave sebelum ini menghantar lampiran. “Menghantar bahan-bahan ini sebagai lampiran tidak mampan untuk kami kerana kadangkala saya perlu membuat kemas kini kepada agenda dan tidak mahu versi yang dikemas kini hilang,” kongsi Dave. Untuk mengekalkan komunikasi ringkas dengan ahli lembaga, Dave beralih kepada DocSend sebagai cara yang lebih mudah untuk mengemas kini dokumen dengan lancar di sebalik tabir, tanpa perlu kembali dan mengemas kini pautan asal. “Ini merupakan cara yang lebih terhormat untuk berkomunikasi dengan ahli lembaga kami, apabila kami boleh masuk dan membuat sebarang pengeditan atau kemas kini dengan mudah dengan DocSend di sebalik tabir, tanpa perlu memberitahu semua orang,” kongsi Dave.

 

Peserta program suai tugas menggunakan bilik data maya

Sebagai sebahagian daripada misinya untuk memajukan kapasiti dan kepantasan inovasi dalam bidang biosains, BioscienceLA menawarkan Program Latihan Praktikal BioFutures yang menghubungkan pelajar daripada latar belakang yang kurang diwakili dengan latihan praktikal bersubsidi dengan organisasi biosains di kawasan Los Angeles.

 

Sebaik sahaja syarikat bersetuju untuk menjadi hos pelatih praktikal, syarikat yang mengambil bahagian dihantar ke Ruang DocSend unik mereka sendiri yang menyimpan bahan program dan kontrak penyertaan. Selain itu, pelatih praktikal juga menerima Ruang tersuai dengan dokumen individu yang berkaitan dengan program. Portal kandungan mengandungi semua yang rakan niaga perlu tahu tentang program latihan praktikal, termasuk jadual dan tanggungjawab. Ini menghalang bahan daripada hilang dan mencipta pengalaman yang lebih diperibadikan dengan setiap organisasi perkongsian dan pelatih praktikal. DocSend memudahkan BioScienceLA untuk mencipta proses suai tugas yang teratur dan pengalaman program keseluruhan untuk organisasi perkongsian dan pelatih praktikal dengan DocSend.

 

Melaksanakan perjanjian perkongsian dengan DocSend eTandatangan

 

Menggunakan eTandatangan DocSend, rakan niaga syarikat yang mengambil bahagian dalam program latihan praktikal BioscienceLA boleh menandatangani perjanjian perkongsian mereka. Begitu juga, sebaik sahaja pelatih praktikal diterima menyertai program, setiap peserta pelajar menandatangani kontrak perjanjian mereka dalam DocSend. Pelajar dan rakan niaga dapat menyemak semua dokumen suai tugas dengan mudah yang menerangkan tanggungjawab mereka dalam program serta menandatangani perjanjian penyertaan mereka menggunakan eTandatangan DocSend. Dave menjimatkan masa dengan menyeret dan melepaskan dengan mudah medan tandatangan tersuai dalam DocSend untuk mengumpul perjanjian penyertaan yang telah ditandatangani.