더 강력한 파일 보안과 액세스로 간소화된 클라이언트 협업

문제: 데이터 유출 사고로 인해 깨달은 추가적인 파일 보안의 필요성

The Shopping Center Group(TSCG)은 1984년에 설립된 최대 규모의 리테일, 레스토랑 전문 민간 상업 부동산 회사입니다. 리테일 업체에 주력해 온 만큼 TSCG는 유명한 리테일 업체들과 오래도록 지속되는 끈끈한 관계를 맺고 있습니다. 리테일에 대한 전념과 리테일 업계에서 항상 배움의 자세를 유지하겠다는 다짐 덕분에 이들은 집중력을 흐트러뜨리는 요소를 피하는 동시에 클라이언트들이 직면하는 문제에 날카로운 통찰력을 제공할 수 있습니다.

TSCG에서는 클라이언트 정보 보안과 보호가 매우 중요합니다. 재무 데이터를 보호하는 것 이외에도 전략적 정보가 잘못된 사람의 손에 들어갈 경우 재앙이 발생할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 시장에 진출하는 데 관심을 보이는 대형 리테일 업체가 있을 경우 많은 사람이 이 정보를 미리 알고 싶어 합니다.

TSCG의 오랜 파트너 중 한 곳에 보안 사고가 발생한 후, 이들은 새로운 서비스 공급업체로 전환하는 것의 중요성을 깨달았고, 회사의 파일 스토리지 사용 현황을 철저하게 검토했습니다.

TSCG에서는 업무의 특성상 모든 것이 내부에 보관되지는 않습니다. TSCG는 내부적으로 많은 양의 정보를 생성해 이를 클라이언트들과 공유해야 합니다. 정보를 공유하는 프로세스는 복잡했습니다. 팀이 IT 파트너에게 연락하면 IT 파트너는 공유 폴더를 만들었고, 해당 폴더는 하나의 전통적인 파일 저장 시스템에 보관했죠.
TSCG는 이러한 프로세스를 개선하고 싶었고, 어떤 업체가 가장 좋은 솔루션을 제공하는지 비교하기 위해 다양한 관리형 서비스 공급업체(MSP)와 이 문제를 상의했습니다.

해결책: 간편한 공유 방식과 접근성을 제공하는 안전한 클라우드 기반 스토리지

TSCG는 다양한 MSP와 상담하며 파일 보안, 저장, 공유에 대한 우려와 문제점을 논의했습니다. 이러한 상담 과정에서 가장 눈에 띈 것은 Dropbox였습니다. Dropbox는 보안의 가치를 잘 알고 있었고, 필요한 사람들에게 간편하게 액세스를 부여하면서 동시에 정보도 보호할 수 있는 시스템을 갖추고 있었죠. TSCG의 기술 혁신 담당 부사장 겸 매니징 디렉터 브라이언 챈들러에게는 Dropbox가 제공하는 경험을 활용해 다른 클라이언트들과 협력하며 정보 보안에 대해 안심시킬 수 있다는 점도 중요했습니다. 클라이언트가 "정보를 보호하기 위해 어떤 조치를 취하고 있나?"라고 물으면 TSCG는 Dropbox가 시행 중인 조치를 공유할 수 있습니다. 그리고 이 덕분에 "클라이언트와의 관계에서 신뢰를 쌓을 수 있다"고 챈들러는 이야기하죠.

Dropbox는 TSCG의 파일 공유 메커니즘의 중심이 되었고, TSCG에서 일하는 300명의 직원 모두가 Dropbox 액세스를 보유하고 있습니다. 모든 문서, 다운로드한 자료, 사진이 Dropbox에 저장될 수 있도록 모든 신규 사용자에게는 Dropbox가 설치된 노트북이 지급됩니다. 또한, TSCG 중개사들은 외근 중일 때 모바일 장치로 Dropbox에 로그인합니다. Dropbox가 파일을 모든 장치에 동기화해주는 덕분에 모든 직원이 가장 최신 버전의 파일로 일할 수 있습니다. 챈들러는 "덕분에 문서가 어디에 보관되어 있는지 걱정할 필요가 없어졌다. 문서를 저장하기만 하면 장소의 구애 없이 문서에 액세스할 수 있다"라고 이야기합니다. 중개사들은 복잡한 문서를 사용해 복잡한 거래를 진행합니다. 하지만 이제는 인터넷에만 연결되어 있으면 필요한 파일에 액세스할 수 있습니다. 이러한 기동성과 유연성 덕분에 TSCG는 하이브리드 근무 모델도 도입할 수 있었습니다.

Dropbox는 안전한 파일 스토리지를 제공하는 것 이외에도 TSCG 중개사와 클라이언트의 협업을 수월하게 만들어주는 기능을 다양하게 제공합니다. 예를 들어, TSCG는 파일 공유 기능을 사용해 클라이언트에게 필요한 모든 정보가 보관된 가상 공간을 만들어 링크 하나로 간단히 클라이언트에게 액세스를 제공하죠. 그러면 모두가 동일한 데이터를 바탕으로 거래를 진행할 수 있습니다. 챈들러는 "중개사들뿐만 아니라 클라이언트들의 반응도 정말 좋다"라고 말합니다. 인수 과정에서는 수많은 실사가 이뤄집니다. 그리고 최근 거래의 경우에는 해당 회사가 다양한 거래처와 체결한 구독, 계약과 관련된 수많은 계약서가 포함되어 있었습니다. 이러한 거래를 진행하는 데는 많은 의사소통이 필요하고, 이러한 의사소통은 보통 이메일을 통해 이뤄집니다. 챈들러는 다른 사람이 지정된 공간에 자료를 공유하도록 요청하는 Dropbox의 파일 요청 기능을 사용했습니다.

챈들러는 "주고받아야 하는 이메일이 대폭 줄었다. 이메일 받은 편지함을 지저분하게 만드는 대신 나와 클라이언트 모두가 액세스할 수 있는 공간에 클라이언트가 간단하게 자료를 업로드할 수 있었다. 덕분에 프로세스가 정말 많이 간소화되었다. 이 기능은 특히 많은 파일을 전달할 때 자료를 이미 전송했는지 헷갈리는 문제를 완화하는 데 도움이 된다"라고 이야기합니다. 또한, TSCG는 특정 폴더를 팔로우하는 기능을 사용합니다. 그러면 누군가가 새로운 자료를 공간에 추가할 때마다 알림을 받아볼 수 있죠. 챈들러는 "폴더 팔로우 기능은 Dropbox의 숨겨진 보석과도 같은 기능이지만 그 힘은 엄청나다. 내가 뉴스레터, 기사 및 그 외의 유용한 콘텐츠를 폴더에 업로드하면 이 자료가 유용하다고 생각하는 사람 누구나 폴더를 팔로우해 내가 새로운 콘텐츠를 추가할 때 알림을 받아볼 수 있다"라고 말합니다.

또한, Dropbox는 프로젝트 관리 도구 monday.com, 자료 및 콘텐츠 추적 도구 Airtable 등 TSCG의 나머지 기술 스택과도 원활하게 연동됩니다. "버튼 2개만 클릭하면 Dropbox에 있는 모든 파일을 이러한 애플리케이션으로 불러올 수 있고, 작동에도 아무런 문제가 없다"라고 챈들러는 말하죠. Dropbox의 통합 기능은 확장성도 제공합니다. TSCG는 가까운 미래에 이러한 확장성 기능을 사용할 수 있기를 바랍니다. "우리가 일상적으로 사용하는 애플리케이션과 Dropbox 사이의 협업을 확대할 더 큰 기회가 분명히 존재한다."