Toda Corporation

해결책: 빠른 파일 동기화 및 고급 검색 기능을 지원하는 Dropbox 도입

이 무렵 회사는 본사 사옥을 재건축 중이었고 2019년 12월에 임시 사옥으로 이전하기로 결정했습니다. 이전을 준비하는 동안 기존 문제 해결이란 주제를 놓고 의견이 오가기 시작했습니다.

건설 현장을 위한 클라우드 파일 서버를 구현하기에 앞서 Toda Corporation은 임시 사옥으로 이전 중이던 사내 부서에 먼저 동일한 서버를 구현하기 시작했습니다.

그 결과 정보 공유 속도가 빨라졌을 뿐 아니라 BCP가 강화되고 파일 서버 설치 공간이 줄었습니다. 이는 전국에 있는 회사의 건설 현장에 클라우드 파일 서버를 구현하기 위한 토대를 마련하는 계기가 되었습니다.

Toda Corporation은 내부 실무 그룹 간 정보 공유에 Google Drive를 사용해 왔습니다. 그러나 컴퓨터와 파일 동기화가 느리고 계정 등록 문제 때문에 여러 외부 협력 업체와 파일을 공유할 수 없다는 직원들의 불만이 제기되면서, 회사는 시공 작업의 요구 사항에 더욱 적합한 대체 솔루션을 찾기 시작했습니다.

Ikehata는 "Dropbox Business(이하 'Dropbox')와 다른 회사의 클라우드 스토리지 서비스를 두고 고민했습니다. 그런데 내부적으로 조사를 진행한 결과 두 서비스는 완전히 달랐습니다. Dropbox는 여러 사람들이 함께 모여 작업할 수 있는 '책상'과 같지만, 다른 서비스는 완성된 파일을 저장하는 '서랍' 같은 느낌이었습니다.
협력 업체들과 자주 파일을 수정하고 공유해야 하는 회사의 필요에는 Dropbox가 더 적합했습니다"라고 회상합니다.

이러한 배경에서 Toda Corporation은 Dropbox를 도입하게 되었습니다. 무엇보다 공유와 협업에 필수적인 빠른 파일 동기화 속도, 그리고 로컬 폴더와 같은 방식으로 사용할 수 있는 직관적인 조작성이 Dropbox를 선택하게 된 결정적인 이유였습니다.

결과:  전사적인 표준 환경과 협력 업체와의 효과적인 상호 작용을 위한 솔루션으로 Dropbox 도입

효율적이고 유연한 파일 공유
약 반년 전에 본격적인 전환을 시작한 이래로 Toda Corporation 지사와 기존 건설 및 토목 작업 현장의 물리적 서버에 저장되어 있던 도안, 문서, 데이터가 Dropbox로 꾸준히 마이그레이션되고 있습니다. 또한 Toda Corporation은 Dropbox를 신규 작업 현장의 표준으로 사용하고 있습니다. Dropbox에 파일을 저장하면서 자연스럽게 파일을 공유할 수 있게 되었습니다.

또한 Dropbox 라이선스를 주요 설계 사무소와 협력 업체에 대여하여 모든 내부 계열사 및 외부 제휴사가 작업을 완료하는 데 필요한 정보에 액세스할 수 있는 환경을 조성할 수 있게 되었습니다.

Saito는 "협력 업체별로 공유 폴더를 만들기 때문에 최신 도면을 공유할 때 실수가 발생하지 않습니다. 또한 번거롭게 파일을 관리할 필요가 없어졌습니다"라고 설명합니다.

아울러 회의 주최자별로 Dropbox에 공유 폴더를 생성하고 여기에 모든 관련 문서를 저장함으로써 회사는 원격 웹 회의에도 저장된 문서들을 사용할 수 있게 되었습니다.

Toda Corporation 건설장비과의 Koji Sakamoto는 "종이 문서 없는 작업이 가속화되고 문서 준비에 필요한 작업이 줄어들었습니다"라고 이야기합니다.

또한 Toda Corporation은 링크 공유 기능과 Dropbox Transfer를 사용하면서 라이선스를 대여하지 않은 제휴사에 필요한 파일을 일괄 전송할 수 있게 되었습니다.

효율적이고 유연한 파일 공유
변경내용 기록 기능을 사용하면서 삭제된 파일을 손쉽게 복원할 수 있게 되었습니다.

정보 검색 속도 단축
파일 검색 효율성도 크게 향상되었습니다. Ikehata는 "파일을 찾는 속도가 이전보다 3~4배는 빨라졌습니다"라고 강조합니다.

Toda Corporation은 이제 모든 파일을 한 곳에 저장할 수 있게 되었고 Dropbox의 고급 검색 기능을 더 많이 활용하고 있습니다.