Contratti, moduli fiscali, estratti conti bancari, file, cartelle, video e molto altro. Che siano fisici o digitali, la gestione dei documenti e delle risorse è una parte importante della conduzione di un’azienda.
Le soluzioni di spazio di archiviazione cloud permettono di salvare facilmente tutti i contenuti in un unico spazio sicuro e di conservarli senza intasare l’ufficio. Archiviare tutti i file nel cloud consente inoltre di accedere ai file da diversi dispositivi, ovunque e in qualsiasi momento. Tuttavia, è importante tenere presente che archiviare e organizzare i file sono due concetti distinti.
Se sei un libero professionista o un imprenditore individuale, un buon sistema di gestione dei file digitali può farti risparmiare molto tempo e fatica. È tutto tempo che potresti dedicare al tuo mestiere o alla crescita della tua attività.
In questa guida spiegheremo come organizzare i file digitali nel modo più efficace ed efficiente. Ma prima di tutto, vediamo perché è importante gestire i nostri file digitali.
Perché è importante organizzare i file digitali?
Per gestire al meglio una piccola impresa, è necessario essere agili e sempre pronti a intervenire. Se hai organizzato il matrimonio dei sogni di un cliente e all’ultimo minuto quest’ultimo perde il file con la disposizione dei tavoli, devi essere in grado di trovarlo velocemente. Hai lavorato a una serie di riprese video in un solo giorno, con diverse parti interessate, e ora devi modificarle? Sapere sempre quale clip appartiene a quale progetto semplificherà notevolmente il processo di editing del video.
Prendersi il tempo per gestire i file e organizzarli può fare una grande differenza, sia per te che per i tuoi clienti.
Quanto tempo ci vuole per organizzare i file digitali?
Il tempo necessario per ordinare i file digitali dipenderà da quanti ne hai. Se si tratta solo di qualche progetto (o sei all’inizio della tua attività), un pomeriggio può bastare. Ma se hai accumulato mesi o anni di file, cartelle e risorse, prenditi qualche giorno per riordinarli oppure distribuisci questo lavoro nell’arco di una settimana.
È vero, organizzare i file digitali può sembrare difficile, ma vale la pena creare quella singola fonte di verità su cui puoi contare. Immagina quanto sarà più facile consultare vecchi progetti creativi se hanno nomi chiari, con tutte le risorse archiviate in una cartella. Meglio ancora, pensa alla gioia di condividere la tua cartella “Dichiarazioni dei redditi 2024/25”, tutta completamente organizzata, con il tuo commercialista. Poi lascia fare tutto a loro.
È un po’ come quando devi gestire la tua casella di posta elettronica: è faticoso all’inizio, ma una volta che l’hai sistemata, puoi trovare ciò che cerchi in modo più rapido ed efficiente.
Come organizzare i file digitali
Sono disponibili molti modi per organizzare i file digitali; devi solo assicurarti di trovare il metodo adatto a te. Non ha senso adottare un sistema di organizzazione chiaro e dettagliato se questo ti rallenta o ti impedisce di trovare facilmente i file nel momento in cui ne hai bisogno.
Per iniziare, abbiamo raccolto i nostri dieci migliori consigli per la gestione dei file digitali:
- Scegli uno spazio in cui archiviare file e cartelle.
- Elimina o archivia i file duplicati.
- Crea cartelle e sottocartelle con una gerarchia chiara.
- Garantisci chiarezza e precisione.
- Scegli delle convenzioni di denominazione dei file e rispettale.
- Organizza periodicamente i file.
- Archivia i documenti più importanti in modo sicuro.
- Crea copie digitali dei documenti fisici.
- Non avere paura di eliminare i file inutilizzati.
- Esegui regolarmente il backup dei file e del computer.
1. Scegli uno spazio in cui archiviare file e cartelle
In qualità di imprenditore individuale, il tuo computer è già probabilmente il centro della tua attività, perciò sembra il posto più ovvio in cui salvare tutti i tuoi file, le tue cartelle e le tue risorse. C’è un solo problema: cosa succede nel momento in cui, inevitabilmente, il computer si rompe, viene rubato o smarrito? In men che non si dica, tutti i file e le cartelle che hai organizzato con tanto impegno sono persi per sempre. Ahia!
Lo spazio di archiviazione cloud è un’opzione sicura e affidabile per archiviare tutte le tue risorse. Poiché tutti i file e le cartelle sono archiviati online nel cloud, non dovrai più preoccuparti dei guasti all’hardware. Inoltre, puoi accedere a tutti i tuoi file su qualsiasi dispositivo, ovunque tu ne abbia bisogno. In questo modo, se dovesse accadere il peggio e il tuo fidato computer ti abbandonasse, puoi accedere da un altro dispositivo e rimetterti subito al lavoro.
2. Elimina o archivia i file duplicati
Questo punto è rapido e semplice. Gestire dei duplicati significa duplicare il lavoro. Prima di iniziare a organizzare i file, elimina i duplicati. In alternativa, puoi conservarli in una cartella Archivio, se pensi di poterne avere ancora bisogno.
Se decidi di volerli conservare, Dropbox ti consente di archiviare i file online e impostarli come disponibili solo online. Ciò significa che sono ancora al sicuro e protetti nel cloud per quando ne hai bisogno, ma non occupano spazio prezioso sul tuo dispositivo. Non hai bisogno di archiviare l’intero portfolio sul tuo fidato Mac o PC Windows, archivialo semplicemente nel cloud e accedi al tuo lavoro quando hai bisogno di condividerlo con i clienti.
3. Crea cartelle e sottocartelle con una gerarchia chiara
Non hai tempo di sfogliare decine di cartelle alla ricerca del file “Immagine_campagna_016.jpg”. Crea una struttura di cartelle che sia facilmente comprensibile e navigabile, quindi archivia i file, le risorse i documenti correlati, indipendentemente dal tipo di file. Per farlo, dovrai definire una chiara gerarchia di cartelle e sottocartelle.
Come best practice, è utile strutturare la gerarchia delle cartelle:
per nome
Clienti > Nome del cliente > Progetto creativo > Autunno 2024 > Interni fantastici > Campagna_Interni_Fantastici_ FB_1080x1080.jpg
Per progetto
Tutti i progetti > Campagne creative > Annunci Facebook > Interni fantastici > Campagna_Interni_Fantastici_1080x1080.jpg
o per data
2024 > Settembre > Progetti creativi > Nome del cliente > Interni fantastici > Campagna_Interni_Fantastici_FB_1080x1080.jpg
Qualunque opzione scegli, ricorda di non sovraccaricare le cartelle di file. Suddividi invece i file in sottocartelle, in modo che sia più semplice per te e per i tuoi collaboratori trovare i file di cui hai bisogno.
4. Garantisci chiarezza e precisione
I nomi dei file e delle cartelle devono essere chiari e facilmente comprensibili. Se sei un fotografo che lavora nel pieno della stagione dei matrimoni, ci saranno settimane in cui dovrai partecipare ad almeno tre o quattro matrimoni. Siamo sinceri: non avrai il tempo di rinominare ogni foto nel momento in cui la carichi, tuttavia puoi ordinarle in cartelle con dettagli come data, location e magari i nomi della coppia di sposi. Ti ringrazierai più tardi.
Essere chiari e precisi nella gestione dei file è ancora più importante quando condividi file e cartelle. Al quarto giro di revisioni, il cliente non ha tempo di visualizzare in anteprima ogni singola risorsa delle 30 che compongono la campagna pubblicitaria. Vorrà semplicemente assicurarsi che il suo feedback sia stato implementato nel file JB_Marzo_24_Banner_Campagna.png.
5. Scegli delle convenzioni di denominazione dei file e rispettale
Una volta scelte le convenzioni di denominazione per i file e le cartelle, attieniti ad esse. Sia che lavori in solitario o che collabori con altri, mantenere un approccio coerente semplifica la vita di tutti.
Inoltre, assegnare un nome chiaro ai file e alle cartelle rende molto più facile ricercarli per nome.
6. Organizza periodicamente i file
È facile accumulare arretrati di file da archiviare. Evita di trovarti in questa situazione organizzando periodicamente i file o creando le risorse direttamente nella cartella a cui appartengono. Se salvi per errore un file nella cartella sbagliata, avere delle convenzioni di denominazione chiare ti consentirà di rimediare facilmente, senza alcun danno.
7. Archivia i documenti più importanti in modo sicuro
Proteggere i file tramite password è un modo comune per tenere al sicuro i documenti importanti. Alcune soluzioni di spazio di archiviazione cloud consentono persino di concedere o rimuovere l’accesso ai documenti in un paio di clic. Entrambe le opzioni sono efficaci strategie di sicurezza informatica da mettere in atto per proteggere il tuo lavoro.
A volte i file necessitano di un ulteriore livello di sicurezza, che vada oltre le password. Ciò potrebbe accadere perché contengono informazioni sensibili, come i dati personali dei tuoi clienti. Magari stai lavorando su un nuovissimo prototipo su cui la concorrenza vorrebbe tanto mettere le mani, oppure vuoi proteggere delle informazioni personali che non riguardano strettamente il lavoro o hai semplicemente bisogno di uno spazio sicuro in cui archiviare i documenti importanti della tua famiglia.
Dropbox ti aiuta ad archiviare, organizzare e proteggere i tuoi dati più sensibili nel cloud. Dropbox protegge i file, le cartelle e i dati archiviati nel tuo account grazie a una serie di funzionalità di sicurezza, tra cui:
- autenticazione a due fattori
- condivisione avanzata dei file e autorizzazioni
- tecnologia di crittografia sicura AES a 256 bit e SSL/TLS
- recupero di file e cartelle
e molto altro ancora.
8. Crea copie digitali dei documenti fisici
Anche se la tua attività si svolge quasi interamente online, avrai comunque delle risorse e dei documenti fisici. Tuttavia, non è necessario tenerli separati quando gestisci i file; al contrario, puoi digitalizzarli e archiviarli esattamente come faresti con qualsiasi altro file digitale.
Un modo per farlo è utilizzare uno scanner di documenti per scansionare ricevute, documenti d’identità, foto e altro ancora, direttamente sul tuo telefono. In pochi istanti saranno pronti anche per essere archiviati. E se il tuo spazio di archiviazione cloud ha la funzionalità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) integrata, puoi convertire le immagini scansionate in PDF con testo ricercabile.
Stai cercando quel contratto che hai dimenticato di sistemare nell’apposita cartella, ma di cui ricordi solo il nome del firmatario? Non preoccuparti: cerca il nome del firmatario nel tuo spazio di archiviazione e l’OCR identificherà immediatamente il contratto in formato PDF in cui è menzionato.
9. Non avere paura di eliminare i file inutilizzati
Eliminare e archiviare i vecchi file non è un’azione che si può fare una volta sola. Se vuoi gestire i file digitali in maniera efficace, devi fare un controllo rapido di tanto in tanto; ti sorprenderà scoprire quanti dei file che possiedi puoi eliminare.
Il modo migliore per farlo è impostare un promemoria. Una volta organizzati i file, dedicare del tempo alla loro manutenzione e gestione è un ottimo modo per risparmiare spazio, sia sul disco rigido che su qualsiasi spazio di archiviazione cloud tu stia utilizzando.
10. Esegui regolarmente il backup dei file e del computer
Ultimo ma non per importanza: conserva sempre un backup di tutti i tuoi file e cartelle. Tutto il processo di gestione e organizzazione dei file risulterà perfettamente inutile se non esegui il backup dei file in caso di imprevisti. Se non hai un backup e smarrisci o si guasta il computer su cui si basa la tua attività, hai un grande problema.
Come già detto, i dischi rigidi esterni sono una buona opzione per eseguire il backup dei file, tuttavia è facile che vengano smarriti, rubati o danneggiati e che quindi tu sia di nuovo punto e a capo. I backup su cloud sono un’ottima soluzione a questo problema, poiché ti consentono di accedere ai tuoi backup ovunque e in qualsiasi momento.
Eseguire il backup dei tuoi file e cartelle su Dropbox significa che i tuoi contenuti sono al sicuro e facili da recuperare ogni volta che ne hai bisogno. Se il tuo computer o disco rigido si rompe o viene rubato, puoi facilmente accedere ai tuoi file e cartelle dal tuo spazio di archiviazione cloud e ripristinarli su un nuovo dispositivo.
Nessuna connessione a Internet? Nessun problema. Con Dropbox puoi lavorare sui file anche offline e i tuoi file e le tue cartelle verranno automaticamente sincronizzati con tutte le modifiche apportate non appena sarai di nuovo online.
Trova uno spazio per tutti i tuoi file
Quando si tratta di gestire i tuoi file digitali, trovare la soluzione di archiviazione giusta è il modo migliore per iniziare. Dropbox offre uno spazio di archiviazione cloud sicuro e facile da usare che mantiene i tuoi file e le tue cartelle organizzati. Ma la nostra soluzione è molto più di un semplice archivio.
Immagina Dropbox come un hub centralizzato in cui avviene la collaborazione. I tuoi file e le tue cartelle sono al sicuro e accessibili da computer, telefono o tablet ogni volta che ne hai bisogno. Inviare il tuo lavoro a clienti, consumatori o collaboratori è facile come creare un link condiviso a un file o a una cartella. Inoltre, se dovessi perdere l’accesso ai tuoi file, Dropbox li manterrà al sicuro e organizzati, anche se dovessi perdere il computer o se questo dovesse guastarsi.
