La collaborazione con Dropbox aiuta le sovvenzioni di terreni dell'Università della Florida
La principale università pubblica della Florida utilizza Dropbox per mettere in collegamento centri di collaborazione estesa in 67 contee e portare l'apprendimento direttamente ai residenti nello Stato.
"Sembra banale, ma Dropbox semplifica la collaborazione tra colleghi. In linea di massima, gli utenti sono in grado di gestire le proprie cartelle e strutture di file perché si tratta di un'operazione semplice."
Prodotti utilizzati
Dropbox
Settore
Istruzione
Dimensione
Oltre 1000
Posizione
Gainesville, Florida
La difficoltà da superare: unire un'intera università attraverso la tecnologia
Con l'aumento delle facoltà satellite e del lavoro a distanza, molte università stanno cercando un modo per migliorare la collaborazione tra le sedi. Per l'Università della Florida, questa sfida e la tecnologia necessaria per risolverla sono di particolare importanza.
Infatti, si tratta di una grande università, che per legge deve avere sede in ogni territorio della Florida per garantire risorse di formazione a tutti i residenti dello Stato.
Per l'Istituto di scienze alimentari e agricole dell'Università della Florida, che gestisce le diverse sedi, ciò significa mettere in collegamento centri di collaborazione estesa in ciascuna delle 67 contee della Florida, per un totale di 102 strutture in tutto lo Stato.
Il team IT dell'Istituto ha dovuto ricorrere alla tecnologia per superare le enormi barriere fisiche che comporta questa gestione. Tuttavia, la standardizzazione di strumenti e processi tra le diverse sedi può essere ardua. "La parte più difficile della sfida non è la tecnologia, ma la comunicazione", ha dichiarato Dan Cromer, Dirigente IT dell'IFAS. "Riuscire a far seguire a tutti le medesime procedure richiede un lavoro enorme." All'IFAS si è scoperto che, in assenza di un'opzione di facile utilizzo, i dipendenti ripiegavano sui loro account Dropbox personali per superare le distanze. La frammentazione di dati e processi tra sistemi diversi aveva un impatto negativo sia sulla sicurezza che sulla collaborazione.
"Abbiamo notato che gli utenti svolgevano in modo egregio una buona parte del proprio lavoro su Dropbox, senza necessariamente trasferirlo in un altro strumento. La scelta di implementare Dropbox ha fatto sì che tutti potessero continuare a lavorare, senza interruzioni, nel modo più sicuro possibile."
Con l'aumentare della collaborazione, è aumentato anche l'utilizzo di Dropbox. A un certo punto, come parte di un'iniziativa sulla sicurezza, il team IT centrale dell'Università della Florida ha analizzato l'utilizzo non gestito di Dropbox e scoperto che si erano create solide reti di collaborazione tra le diverse facoltà. "Gli strumenti che utilizzavamo creavano problemi agli utenti a livello di politiche di condivisione e di collaborazione su tipi di file complessi", afferma Saira Hasnain, direttore informatico. "Con il tempo, quegli stessi utenti si sono rivolti a Dropbox come strumento che consentisse loro di collaborare senza difficoltà".
Invece di rimuovere l'accesso a Dropbox, perdendo così flussi di lavoro e dati degli utenti, l'Università della Florida ha deciso di adottarlo, investendo in un account universitario.
"Parlando con i direttori IT, i professori e il personale, abbiamo notato che gli utenti svolgevano in modo egregio buona parte del proprio lavoro su Dropbox, senza doverlo necessariamente trasferire in un altro strumento", dice Elias Eldayrie, Direttore informatico. "La scelta di implementare Dropbox ha fatto sì che tutti potessero continuare a lavorare, senza interruzioni, nel modo più sicuro possibile."
La soluzione: semplice e sicura
L'Università della Florida conta attualmente oltre 5.000 dipendenti. Per i ricercatori, Dropbox funge da spazio chiave per la collaborazione interna ed esterna sulle borse di studio. "I nostri utenti hanno scoperto che l'utilizzo di Dropbox riduce i problemi di comunicazione che possono derivare dal continuo invio delle versioni più aggiornate di un documento", afferma Blanchard. Un professore della Facoltà di Farmacia utilizza Dropbox per collaborare con alcuni ricercatori in Nigeria.Non disponendo di un accesso a Internet sufficiente per scaricare file di grandi dimensioni, per i suoi colleghi è fondamentale poter guardare i video direttamente in Dropbox. Inoltre, dato che Dropbox è conforme a HIPAA, i ricercatori in campi come la medicina possono conservare tutti i propri file, compresi quelli contenenti dati sensibili, in un'unica posizione.
Per il team IT dell'Università della Florida, Dropbox svolge un ruolo fondamentale nella gestione dei dati e nella collaborazione tra le diverse facoltà. "Sembrerà scontato, ma Dropbox semplifica la collaborazione tra i dipendenti", afferma Lane Blanchard, Responsabile IT della Facoltà di Farmacia. "In linea di massima, gli utenti sono in grado di gestire le proprie cartelle e strutture di file perché si tratta di un'operazione semplice." I dipendenti IT di tutto il mondo apprezzano all'unanimità Dropbox per il suo approccio semplice e il livello minimo di formazione e supporto richiesto all'IT. "Non credo di aver mai avuto una sola lamentela su Dropbox", dice Cromer. "Ed è una cosa che si dice raramente in questo settore."