Space Machines Company risparmia sui costi generali per attività mission-critical

Sfondo

Come le automobili, anche i satelliti hanno bisogno di manutenzione per rimanere nello spazio. Nello spazio, Space Machines Company si occupa della manutenzione di questi satelliti. Fondata in Australia nel 2019, l’azienda sta costruendo una flotta di veicoli di assistenza in grado di riparare i satelliti in orbita. Il suo mantra? Rendere lo spazio più sostenibile prolungando la vita delle infrastrutture celesti.

Sfida: una soluzione di archiviazione semplice e sicura

Space Machines Company effettua scambi di dati e contenuti tra tre uffici in due Paesi. Collabora inoltre con una rete globale di partner. In passato, l’azienda aveva problemi di cartelle condivise disordinate, file duplicati e controlli di accesso confusionari. Era necessaria una soluzione di archiviazione centralizzata per facilitare la collaborazione.

La sicurezza e l’integrità dei dati erano tra le preoccupazioni più grandi. Era essenziale ospitare i dati in data center australiani per rispettare le normative locali. “Lavoriamo con clienti esigenti. Pertanto, la sicurezza e l’integrità dei dati sono fondamentali”, afferma Sharmila Fernando, responsabile marketing di Space Machines Company.

Space Machines Company necessitava anche di una soluzione semplice che offrisse tempo di attività elevato, alta velocità di caricamento e la possibilità di controllare la gerarchia dei file centralmente. “I nostri ingegneri lavorano con file di grandi dimensioni per i progetti e li condividono tra gli uffici globali in India e Australia. È importante potervi accedere il più rapidamente possibile per continuare a lavorare senza intoppi”, aggiunge Fernando. 

Infine, il team delle operazioni aziendali di Space Machines Company era alla ricerca di una soluzione con funzionalità di firma integrate. “Prima, dovevamo inviare i PDF da firmare via email. Spesso tornavano nel formato sbagliato ed era una seccatura dover ricominciare l’intero processo”, spiega Ben Spoor, capo dello staff e responsabile delle operazioni aziendali di Space Machines Company. “Dropbox era l’unica soluzione in grado di soddisfare tutti i nostri requisiti.”

Soluzione: una chiara gerarchia dei file e diritti di accesso predeterminati

Il primo passo consisteva nel configurare un’architettura chiara dei file e i controlli di accesso. Poi, era il momento di eseguire la migrazione dei dati dalla soluzione precedente. “La Console amministratore di Dropbox è molto facile da usare, quindi la migrazione è avvenuta senza problemi”, ricorda Spoor. “Il team di Dropbox si è assicurato che i nostri dati arrivassero a destinazione, mantenendo intatti la struttura di file e i diritti di accesso.”

Successivamente, il team ha iniziato a usare Dropbox Sign per accedere ai documenti. Facevano clic con il pulsante destro su un documento, lo inserivano nel flusso di lavoro di firma, impostavano un ordine di firma e inviavano. Il team riceve una notifica quando le persone lo firmano e la versione completa viene salvata nella cartella Dropbox originale. “Abbiamo bisogno di strumenti come questo per ottimizzare tempo e sforzi, il che è importante per il successo di una startup”, afferma Fernando.

Infine, il team ha integrato Dropbox con Microsoft Word e Google Suite. In questo modo, lo staff può creare documenti Microsoft o Google all’interno di Dropbox o archiviare link esterni nel file di sistema interno. “Dropbox offre un milione di altre integrazioni, ma per noi è fondamentale collegare lo strumento di archiviazione agli strumenti per ufficio”, aggiunge Spoor.

Risultati: risparmio di tempo, facile manutenzione e sicurezza dei dati

Con una struttura di file semplice e chiara, i dipendenti hanno meno difficoltà a trovare e ad archiviare le informazioni. Alcuni dipendenti preferiscono archiviare le risorse in cartelle, altri preferiscono la funzione di ricerca di Dropbox per individuarle.

Con diritti di accesso appropriati, chiunque può svolgere facilmente il proprio lavoro. Un nuovo membro del team viene assegnato a un gruppo preimpostato con tutti i diritti di accesso necessari, rendendo l’onboarding dei dipendenti un gioco da ragazzi.

Di conseguenza, Space Machines Company riscontra un maggiore risparmio di tempo e una maggiore produttività.

Il nuovo ambiente di archiviazione è più produttivo e più facile da gestire. “Per una startup che si preoccupa sempre dei profitti, Dropbox coglie nel segno. Non abbiamo le risorse per assumere più persone per amministrare una soluzione di gestione dei documenti. Basta una sola persona per configurare tutto e che si assicuri che funzioni senza intoppi, in modo da risparmiare sui costi generali”, aggiunge Fernando. Ciò significa che l’azienda non ha nemmeno bisogno di investire in sessioni di formazione: sono state sufficienti alcune pagine Wiki per mettere al corrente l’intero team.

Un altro grande vantaggio è la possibilità di avere un audit trail chiaro per ogni documento. Questo registro è particolarmente importante quando più parti interessate esterne collaborano alle cartelle condivise. Gli avvisi automatici segnalano gli spostamenti accidentali di dati, garantendone l’integrità. “Dropbox offre una supervisione centralizzata con il minimo sforzo”, aggiunge Spoor.

Anche i partner di Space Machines Company, in particolare le agenzie governative, devono assicurarsi che i loro dati siano protetti. È qui che la residenza dei dati riveste un ruolo fondamentale. Rispettando le leggi australiane, l’azienda riduce il rischio di accesso non autorizzato. “Per progetti così delicati, alcuni clienti preferiscono lavorare in Dropbox per la sicurezza e la residenza dei dati”, afferma Fernando.

Dropbox è già stato messo alla prova durante il lancio dell’Orbital Servicing Vehicle, Optimus. Space Machines Company ha usato Dropbox per condividere file e configurare autorizzazioni per varie parti interessate. Il prossimo passo è la missione Space MAITRI. L’azienda collaborerà con l’Agenzia Spaziale Indiana per lanciare un altro veicolo su un razzo indiano, il che comporterà molti test prima di convalidare il veicolo spaziale. Sarà fondamentale gestire e scambiare i dati dei test in modo efficiente tra il team in Australia e in India. “Abbiamo avuto ottimi risultati con Dropbox, quindi sono sicuro che tutto andrà liscio. Non sono preoccupato”, aggiunge Spoor.

Con centinaia di nuovi satelliti che si avventurano nello spazio, gli oggetti entreranno in collisione e i detriti spaziali si accumuleranno. Space Machines Company si impegna a mantenere lo spazio sostenibile. Con una soluzione di archiviazione sicura e intuitiva, l’azienda è pronta a crescere e ad affrontare la sfida.