In che modo Dropbox aiuta il primo fondo pre-seed dedicato in Australia a ottenere risultati eccellenti
Co Ventures ha realizzato un sistema che consente loro di inviare e monitorare informazioni riservate, concludere con potenziali investitori e mantenere un solido database storico.
"DocSend e Sign si integrano alla perfezione nei nostri flussi di lavoro, dandoci la possibilità di essere più efficienti, inviare in modo sicuro informazioni che altrimenti non condivideremmo con serenità e concludere accordi con gli investitori."
Prodotti utilizzati
Settore
Servizi finanziari
Dimensione
2-249
Posizione
Sydney, Australia
La difficoltà da superare: informazioni riservate, un grande numero di investitori, un grosso problema
Co Ventures si trova in una posizione intermedia, avendo da un lato gli imprenditori e i fondatori e dall'altro gli investitori. Di conseguenza, alla fondatrice Maxine Minter e al suo team occorrevano soluzioni per condividere le informazioni riservate, come ad esempio, le proiezioni finanziarie, i piani d'azione sui prodotti e i dati di mercato. Dovevano avere la certezza che solo le persone giuste potessero accedere ai dati aziendali, negando l'accesso ad altri e, allo stesso tempo, tenendo monitorato il documento. Con 14 venture partner e un'ampia rosa di soci accomandanti che realizzano 30 investimenti da un unico fondo, "la quantità di materiali che viene costantemente inviata ed elaborata è enorme", afferma Minter. Per noi, limitare il rischio sui contenuti e poter condividere informazioni sensibili rappresentano una priorità fondamentale”.
Semplificazione delle firme
Co Ventures aveva bisogno anche di firme legalmente vincolanti, monitorando chi aveva firmato, chi doveva ancora firmare e chi aveva visualizzato il documento in questione. Nell'inarrestabile mondo del venture capital, la velocità e l'efficienza possono fare la differenza tra trovare l'occasione d'oro o lasciarsela sfuggire, quindi avere un modo semplice e veloce per vedere le firme pendenti può valere milioni.
Inoltre, con un traffico di documenti così intenso, disporre di un sistema in grado di classificare e archiviare automaticamente il documento completato nella posizione corretta nel cloud di Co Ventures avrebbe eliminato il lavoro frenetico, prevenuto i problemi di controllo delle versioni e aiutato a mantenere un database organizzato e sicuro.
"Investire è una questione di fiducia, giusto? Disporre di un mezzo con cui inviare i documenti in modo sicuro e monitorare chi li visiona, aiuta a creare e mantenere quella fiducia essenziale."
La soluzione: con le integrazioni di DocSend, Sign e GSuite, il coordinamento di Co Ventures è garantito
Le integrazioni di DocSend, Sign e Dropbox GSuite si inseriscono alla perfezione nel flusso di lavoro quotidiano di Co Ventures, contribuendo a creare un processo di gestione dei documenti sensibili più semplice ed efficiente.
DocSend viene utilizzato principalmente durante il processo di ricerca dei finanziamenti e anche per condividere materiali con i partner di Venture. Consente a Co Ventures di gestire i materiali, impostare le date di scadenza e conservare le informazioni negli appositi comparti. Con DocSend, Minter e il suo staff hanno la sicurezza che i documenti riservati non vengano volutamente o accidentalmente condivisi. Inoltre, con la creazione di modelli e l'uso di link, snelliscono i processi, risparmiano tempo ed energia ed evitano problemi. "Per noi, DocSend rappresenta il mezzo con cui inviare materiali a partner esistenti e potenziali in modo professionale, consentendoci poi di conservare e gestire questi materiali nel nostro disco in tutta semplicità", dichiara Minter.
Sign fa risparmiare tempo
Sign vuol dire concludere l'affare. "È sicuro", afferma Minter. "Delegare è semplice. È davvero utile non doversi occupare della gestione delle persone che hanno già firmato, quelle che devono ancora firmare e quelle che sono ancora titubanti." Il team di Co Ventures ha stabilito flussi di lavoro che descrivono in dettaglio le attività da svolgere quando un venture partner non ha firmato un documento dopo un certo periodo di tempo, semplificando il processo di follow-up.
Co Ventures attiva centinaia di flussi di lavoro ogni giorno in Notion, in Canva, in Zoom e in molte altre applicazioni. L'integrazione di Dropbox GSuite aiuta a monitorare, semplificare e mantenere questi flussi di lavoro. "Ad esempio, un contratto nasce da G GSuite e finisce in Sign", spiega Minter. "Una volta firmato, torna automaticamente in GSuite. È molto semplice."
I risultati: acquisizione di investitori e stipula di accordi in tutta semplicità
La suite di prodotti Dropbox ha aiutato Minter e Co Ventures a concludere il loro ultimo round. "Fanno parte integrante del processo a cui sono destinati", afferma la fondatrice. "Funzionano esattamente come ci si aspetta, il che vuol dire che sono così facili da usare che non richiedono troppi sforzi. Non perdo tempo cercando di gestire le funzionalità: funzionano senza difficoltà."
La possibilità di inviare a un potenziale cliente informazioni che in precedenza sarebbero state condivise solo verbalmente ha un valore inestimabile. Preziosi sono anche i dati analitici dettagliati, che consentono a Minter e al suo team di personalizzare un colloquio di follow-up e una presentazione. Se il potenziale investitore ha visionato la strategia del fondo di Co Ventures solo per un minuto, Minter sa che deve limitarsi a una panoramica generale, mentre può scendere nei dettagli più rapidamente nel caso in cui l'investitore abbia dedicato molto tempo a esaminare il documento.
Anche la stipula dell’accordo avviene in modo più rapido ed efficiente. Dopo o durante una telefonata, Minter può estrarre il modello dell'accordo standard per i venture partner, aggiungere alcuni dettagli chiave, inviarlo e attendere la restituzione del documento firmato: un altro accordo, firmato, sigillato, consegnato e archiviato automaticamente nel posto giusto.
"Da quando usiamo DocSend, condividiamo materiali che non condivideremmo tramite un semplice PDF o un link a Google Drive. La fiducia nella riservatezza delle informazioni aumenta enormemente l’efficacia del nostro lavoro”.
Maxine MinterFondatrice e socio accomandatario di Co Ventures e Co Lab