La breakdance diventa globale con Dropbox e BBoy City

Sfondo

Romeo Navarro, un pompiere di Austin, ha sempre usato la breakdance come valvola di sfogo, un modo per esprimersi e sfuggire alla vita di strada. Nel 1998, ha creato BBoy City per offrire la stessa opportunità ai ragazzi dei quartieri difficili.

La comunità forma, sostiene e mette in contatto i giovani ballerini attraverso gare ed eventi di breakdance. “Le competizioni aiutano i ragazzi a concentrarsi su un obiettivo e a tenerli lontani dai guai. All’inizio non c’erano eventi formali, ecco perché ho creato BBoy City”.

La sfida: rendere gli eventi nazionali fluidi e privi di stress

Con un team di 20 persone, BBoy City non poteva permettersi processi lenti e macchinosi. Raccogliere e poi organizzare i filmati per il marketing e i festival cinematografici è stato difficile. “La gente ci inviava link disordinati impossibili da tracciare”, racconta Romeo Navarro. “È inutile avere così tanti contenuti se poi non si riesce a trovarli”.

Anche la gestione dei documenti cartacei era un problema. Il team stampava e scansionava i documenti per poi scambiare diverse email per la firma, rallentando il processo.

Il processo di editing video ha rappresentato un’altra sfida. Il team ha dovuto scaricare file di grandi dimensioni solo per esaminarli, quindi fornire feedback tramite email utilizzando codici temporali o partecipando a una chiamata. “È stato imbarazzante e ha richiesto molto tempo, soprattutto quando si lavorava con editor in fusi orari diversi”, racconta Michael Plaster, Media Partner di Bboy City. “Ho passato ore a gestire la logistica dei trasferimenti di file, note e comunicazioni”.

Nel 2020, quando la breakdance è diventato uno sport olimpico, tutti si sono dati da fare per organizzare eventi e formare una squadra. Il team di BBoy City si è fatto avanti, accettando la sfida di organizzare qualificazioni e competizioni nazionali. Trovare modi più intelligenti per raccogliere i contributi, le firme e i filmati dei ballerini è diventato sempre più urgente.

La soluzione: pianificazione, firma e condivisione semplificate

Romeo Navarro ha presentato Dropbox a tutto il suo team, dagli organizzatori di eventi ai grafici, fino ai membri della sicurezza e ai paramedici. Oggi BBoy City archivia tutti i suoi filmati su Dropbox: oltre 15 terabyte (o 500 ore) di video. E questo numero continua a crescere. “Dropbox mantiene i nostri file organizzati e accessibili. Ci ha davvero salvato la vita”, afferma Romeo Navarro.

BBoy City utilizza Dropbox per raccogliere contenuti dai ballerini di breakdance di tutto il mondo. Ad esempio, i partecipanti a un evento dal vivo utilizzano i codici QR per inviare video che vengono immediatamente inseriti nelle cartelle corrette. BBoy City ha anche raccolto video girati da ballerini in giro per il mondo che catturano la cultura locale. Sono stati scelti 15 film da presentare in anteprima a un festival cinematografico ad Austin. “Abbiamo ricevuto molte richieste dell’ultimo minuto e sono riuscito a gestirle dal mio telefono mentre ero in giro. Dropbox mi ha aiutato a gestire tutto in modo efficiente, senza quella sensazione di sopraffazione”, racconta Scott Eshbaugh, direttore del Bboy City Film Festival.

I membri del team collaborano anche alla creazione di filmati, direttamente all’interno di Dropbox. Ecco come fanno: gli operatori caricano i filmati su Dropbox, etichettando man mano le cartelle e avvisando il resto della troupe con notifiche istantanee. L’editor si mette quindi al lavoro, caricando il prodotto finale su Dropbox per ricevere feedback.

Il team di BBoy City può quindi lasciare commenti su fotogrammi specifici utilizzando Dropbox Replay. Grazie all’integrazione con software di editing popolari come Premiere, gli editor possono utilizzare i marcatori di Replay per passare direttamente ai punti esatti che necessitano di modifiche, senza dover cercare manualmente nel filmato. Grazie alla cronologia delle versioni e ai confronti affiancati, il team può inoltre rivedere e scegliere facilmente le modifiche migliori, ad esempio testando diverse introduzioni per vedere quale funziona meglio. La troupe può anche generare trascrizioni istantanee, risparmiando tempo.

Infine, BBoy City utilizza Dropbox Sign per sottoscrivere contratti e liberatorie. Durante le qualificazioni olimpiche, i ballerini hanno potuto firmare le liberatorie relative al COVID-19 direttamente sui loro dispositivi. “Ciò ha consentito all’evento di evitare contatti fisici e siamo stati gli unici a riuscirci durante la pandemia”, aggiunge Romeo Navarro. Il team gestisce anche le richieste di visto tramite Dropbox, semplificando l’ingresso di artisti o candidati internazionali.

I risultati: lavoro di squadra rapido e fluido per una portata globale

Dropbox è diventato l’“assistente personale" del team”, gestendo documenti di ogni genere. Invece di dover gestire documenti scansionati, Romeo Navarro può inviare un contratto da firmare in pochi clic, che poi viene archiviato in modo organizzato.

Con circa 30 contratti firmati al mese, BBoy City risparmia tempo nella comunicazione con artisti o candidati. “Ciò che prima richiedeva giorni, ora richiede solo cinque minuti”, aggiunge Romeo Navarro. “Questo è fondamentale nel nostro lavoro. Se la firma di un documento richiede troppo tempo, i nostri ballerini potrebbero perdere interesse a partecipare ai nostri eventi”.

Grazie a un unico spazio strutturato per lo scambio di file, il team di BBoy City può collaborare agevolmente con colleghi, partner e sedi internazionali. Le notifiche immediate sulle attività completate o sui file caricati fanno sì che tutte le parti interessate siano sincronizzate. “Sembra che tutti siano proprio dietro l’angolo, anche se si trovano dall’altra parte del mondo. File, contenuti e documenti vengono condivisi istantaneamente. Nessun intermediario, nessun ritardo”, aggiunge Romeo Navarro.

Grazie a questa collaborazione semplificata, BBoy City ha ampliato la sua portata globale, organizzando eventi che offrono ai giovani uno spazio sicuro in cui praticare la breakdance senza timore di essere discriminati. Le loro sedi ora si collegano ai giovani di Europa, Asia e Sud America. “Da quando fa parte delle Olimpiadi, la breakdance non potrà che crescere e avremo bisogno di Dropbox per gestire una logistica più complessa e organizzare più contenuti”, conclude Romeo Navarro. “Ci aiuterà a creare opportunità che consentano ai bambini di trovare un orientamento, viaggiare per il mondo e trasformare le loro sfide in successi”.