Cara memindai dokumen di iPhone atau perangkat mobile Android

Kapan saya harus memakai pemindai dokumen?

Meskipun dunia kita makin digital, dokumen fisik masih diperlukan. Tapi siapa yang mau membawa tumpukan kertas saat bepergian?

Baik untuk alasan pribadi maupun profesional, Anda dapat dan disarankan menggunakan pemindai dokumen untuk:

• Melindungi barang-barang berharga seperti foto lama, surat tulisan tangan, atau dokumen hukum dari kerusakan atau kehilangan
• Mengakses dan membagikan dokumen dengan mudah dari mana saja dengan salinan digital
• Merapikan ruangan Anda di dunia nyata dengan mendigitalkan dokumen
• Membuat cadangan digital dokumen penting untuk keamanan tambahan
• Mencari informasi spesifik dengan cepat dalam dokumen yang dipindai menggunakan fungsi pencarian OCR

 

Item yang biasa dipindai meliputi:

• Pribadi: Foto, akta kelahiran, paspor, polis asuransi, SPT, catatan medis, dan surat wasiat
• Profesional: Kontrak, faktur, kuitansi, kartu nama, dan dokumen proyek
• Akademik: Catatan, makalah penelitian, sertifikat, dan buku teks

Memindai koleksi foto adalah cara populer untuk menjaga kenangan dan membagikannya secara digital. Dengan teknologi pemindaian modern, Anda dapat dengan mudah mengubah foto cetak kesayangan Anda menjadi gambar digital berkualitas tinggi. Faktanya, ini adalah cara sempurna untuk mengunggah, merapikan, dan membagikan foto keluarga.

Cara memindai dokumen ke komputer menggunakan perangkat mobile

Ponsel pintar Anda lebih dari sekadar perangkat komunikasi, tetapi merupakan alat yang hebat untuk produktivitas. Dengan aplikasi dan teknik yang tepat, Anda dapat mengubah dokumen fisik menjadi file digital dengan mudah.

Daripada menyusun dokumen dan memprosesnya melalui mesin fotokopi, sekarang Anda punya tiga pilihan.

1. Mengambil gambar dokumen Anda

Anda dapat menggunakan kamera ponsel dan mengambil gambar dokumen Anda. Ini mungkin salah satu cara termudah, tetapi tentu ada kekurangannya. Pertama, hal ini tidak sepenuhnya aman. Kedua, menyimpan foto hanya di ponsel Anda dapat menyulitkan penggunaan di banyak perangkat. Selain itu, kualitas gambar dokumen fisik yang dihasilkan masih rendah. Anda bahkan bisa membutuhkan waktu lebih jika harus mengulanginya beberapa kali.

2. Ambil gambar, lalu gunakan aplikasi pemindai

Aplikasi pemindaian dokumen adalah opsi yang bagus untuk mengonversi gambar menjadi pindaian berkualitas tinggi. Kemudian, Anda dapat menyimpan atau mengirim gambar tersebut sebagai PDF, PNG, JPG, tiff, atau jenis file apa pun yang dibutuhkan. Dengan ini, semakin banyak cara memindai dokumen dalam kehidupan sehari-hari yang tidak mengharuskan Anda pergi ke percetakan, perpustakaan, atau kantor. Anda dapat melakukan ini pada hasil pindaian baru maupun lama.

3. Cukup pindai dengan aplikasi pemindaian

Fungsionalitas pemindai dokumen Dropbox memberi Anda lebih banyak fitur dan keamanan daripada sekadar mengambil foto, tetapi sama mudahnya. 

Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk memindai file langsung ke akun Dropbox Anda menggunakan kamera perangkat Anda. Anda lalu dapat mengaksesnya dari ponsel atau komputer, baik menggunakan iOS ataupun Windows. 

Anda juga dapat mengulang satu pemindaian tanpa memulai seluruhnya dari awal—cukup membantu saat Anda memiliki banyak dokumen. Selain itu, Anda tidak perlu khawatir dokumen hilang atau rusak dengan solusi pencadangan iPhone sederhana.

Cara memindai dokumen dengan iPhone

 

Menggunakan Aplikasi Notes

1. Buka aplikasi Notes di iPhone Anda.
2. Buat catatan baru atau buka catatan yang sudah ada.
3. Ketuk ikon kamera dan pilih Pindai Dokumen.
4. Posisikan dokumen agar terlihat oleh kamera; aplikasi akan secara otomatis menangkap hasil pindaian.
5. Sesuaikan sudut jika perlu, lalu simpan hasil pindaian ke catatan Anda.

Meskipun aplikasi Notes berguna untuk pemindaian cepat, Anda dapat memperoleh lebih banyak hal saat menggunakan Dropbox untuk memindai berkas Anda.

Menggunakan aplikasi Dropbox

Fungsionalitas pemindai dokumen Dropbox menawarkan lebih banyak fitur dan keamanan daripada sekadar mengambil foto. Berikut cara menggunakannya:

1. Buka aplikasinya dari iPhone Anda
2. Ketuk ikon “+” (tanda plus).
3. Ketuk Pindai Dokumen.
4. Ambil gambar konten yang ingin dipindai
5. Jika dibutuhkan, edit atau pindai halaman tambahan.
6. Ketuk Berikutnya.
7. Jika mau, sesuaikan pengaturan penyimpanan.
8. Ketuk Simpan.

Anda dapat mengaksesnya dari perangkat apa saja dan mengulang pemindaian tanpa memulai dari awal. Selain itu, fitur OCR Dropbox membuat dokumen Anda dapat dicari, dan penyimpanan awan yang aman memastikan Anda tidak akan pernah kehilangan file penting Anda.

Cara memindai dokumen dengan Android

 

Menggunakan Google Drive

1. Buka aplikasi Google Drive.
2. Ketuk ikon “+” (tanda plus) lalu pilih Pindai.
3. Posisikan dokumen agar terlihat oleh kamera, lalu tangkap pindaiannya.
4. Sesuaikan area pemindaian jika perlu dan simpan ke Drive Anda.

Meskipun Google Drive merupakan opsi yang andal untuk pemindaian dasar, Google Drive tidak menawarkan tingkat keamanan dan fungsionalitas yang sama seperti aplikasi pemindaian khusus. Misalnya, Google Drive mungkin tidak memiliki fitur lanjutan seperti OCR agar teks dapat dicari dan integrasi yang mudah dengan alat produktivitas lainnya.

 

Menggunakan aplikasi Dropbox

Fungsionalitas pemindai dokumen Dropbox menyediakan fitur dan keamanan yang lebih baik dibandingkan dengan pengambilan foto biasa. Proses penggunaannya mudah:

1. Buka aplikasinya di perangkat Android Anda.
2. Ketuk ikon “+” (tanda plus).
3. Ketuk Pindai Dokumen.
4. Ambil gambar konten yang ingin dipindai, atau pilih gambar yang ada di perangkat mobile Anda. Untuk mengulangi pemindaian, ketuk Ulangi. 
5. Jika dibutuhkan, edit atau pindai halaman tambahan. Anda dapat memangkas, memutar, atau menambahkan filter pada gambar, serta menata ulang susunan halaman hasil pemindaian.
6. Ketuk Berikutnya.
7. Jika mau, sesuaikan pengaturan penyimpanan.
8. Ketuk Simpan.

Anda dapat mengaksesnya dari perangkat apa saja, mengulang pemindaian tanpa memulai dari awal, dan memanfaatkan OCR agar isi dokumen dapat dicari. Selain itu, penyimpanan awan yang aman memastikan dokumen Anda selalu dicadangkan dan dapat diakses.

Mengapa OCR lebih baik untuk dokumen yang dipindai?

OCR adalah singkatan dari Optical Character Recognition (Pengenalan Karakter Optis). OCR mengonversi teks pindaian menjadi data teks yang bisa dicari. Salah satu manfaat utama OCR adalah mengorganisir dokumen yang dipindai. Aplikasi pemindai Dropbox menggunakan OCR agar Anda dapat menemukan dokumen apa pun yang dipindai dengan satu pencarian kata kunci di akun Dropbox Anda.

Jadi, jika Anda telah mengunggah laporan rekening bank dengan tanggal pencetakan di sudut, cari tanggal tersebut dan Anda dapat menemukan dokumen ini dengan cepat. Dengan membuat dokumen yang mudah dikonversi ke PDF dan juga mudah ditemukan dan dicari, pada dasarnya Anda tidak lagi memerlukan dokumen fisik. Atau, Anda dapat mengganti aplikasi catatan dengan aplikasi pemindaian menggunakan OCR, yang dapat mendigitalkan dokumen dan catatan secara instan dengan pemindaian sekali ketuk.

Cara memastikan hasil scan berkualitas tinggi

Apa pun metode scan yang Anda pilih, pastikan dokumen Anda berada dalam kondisi terbaik untuk mendapatkan hasil scan yang jelas dan tajam:

• Pastikan dokumen Anda tidak kusut, terlipat, atau berubah warna
• Pastikan bagian yang detail tidak pudar
• Buat bagian latar belakangnya teratur saat scan dokumen dengan HP
• Jika Anda akan menggunakan pemindai tanpa OCR, Anda juga mungkin harus memperhatikan resolusi. Resolusi diukur dalam DPI, atau titik per inci:
• Untuk foto, pakai resolusi lebih tinggi atau tanpa ada bagian yang hilang dengan resolusi hingga 600 dpi
• Untuk dokumen hitam putih biasa, gunakan 300 dpi untuk memastikan agar dokumen terbaca dan ukuran filenya kecil
• Semua resolusi yang lebih kecil dari 300 dpi mungkin terlihat jelas di layar, tetapi akan buram atau pecah jika Anda ingin mencetaknya di kemudian hari

Sebagian besar perangkat lunak pengedit gambar dapat menyelesaikan masalah dengan dokumen yang dipindai, tetapi memperbaikinya mungkin akan membuang waktu dan uang.

Menyimpan pindaian Anda

Menyimpan pindaian Anda dengan aman di penyimpanan awan akan memastikan pindaian tidak akan hilang di hard drive Anda atau terhapus tanpa sengaja. Ini juga cocok untuk dokumen pribadi Anda, seperti laporan transaksi bank, yang mungkin juga ingin Anda pindai dan simpan dalam versi digital. Dropbox memiliki perlindungan yang memastikan hanya Anda yang memiliki akses atau memberikannya kepada orang yang membutuhkannya. Dengan Dropbox, Anda seperti memiliki lemari file di ponsel dan dapat dibawa ke mana pun Anda pergi.