Cara keamanan file dan akses yang lebih baik mempermudah kolaborasi klien

Tantangan: Pelanggaran data menunjukkan perlunya keamanan file tambahan

Didirikan pada tahun 1984, The Shopping Center Group (TSCG) adalah perusahaan real estat komersial swasta terbesar yang berfokus secara khusus pada perusahaan ritel dan pemilik restoran. Dengan tetap setia pada ritel, mereka telah mengembangkan hubungan yang kuat dan bertahan lama dengan perusahaan ritel terkenal. Fokus dedikasi mereka pada ritel serta komitmen untuk bertahan dan terus belajar di ruang ritel memungkinkan mereka menghindari gangguan sekaligus menghadirkan wawasan yang tajam untuk menghadapi tantangan yang dihadapi klien mereka.

Bagi TSCG, keamanan dan perlindungan informasi klien sangatlah penting. Selain melindungi data keuangan, informasi strategis juga dapat menimbulkan bencana jika jatuh ke tangan yang salah. Misalnya, jika perusahaan ritel besar tertarik untuk pindah ke pasar tertentu, banyak orang ingin mengetahui informasi tersebut sebelumnya.

Menyusul insiden keamanan yang dialami oleh salah satu mitra lama TSCG, tim menyadari pentingnya transisi ke penyedia layanan baru dan melakukan tinjauan menyeluruh terhadap praktik penyimpanan file mereka.”

Karena sifat pekerjaan TSCG, tidak semuanya dilaksanakan secara internal. Meskipun TSCG menciptakan banyak informasi sendiri, informasi tersebut perlu dibagikan kepada klien. Proses untuk berbagi sungguh rumit—tim harus menghubungi mitra TI mereka, yang kemudian akan menyiapkan folder bersama, dan folder tersebut dipusatkan dalam sistem penyimpanan file tradisional.
Mereka ingin melakukannya dengan lebih baik, dan mereka membawa tantangan tersebut ke sejumlah penyedia layanan terkelola (MSP) untuk melihat siapa yang memiliki solusi terbaik.

Solusi: Penyimpanan aman berbasis awan yang memungkinkan kemudahan berbagi dan aksesibilitas

Selama percakapan TSCG dengan calon MSP, mereka membahas kekhawatiran dan tantangan mereka mengenai keamanan, penyimpanan, dan berbagi file. Sepanjang diskusi ini, Dropbox menjadi yang terdepan karena mereka memahami nilai keamanan dan memiliki sistem yang akan melindungi informasi sekaligus memungkinkan akses mudah ke orang yang tepat. Bagi Bryan Chandler, SVP dan Direktur Pelaksana Inovasi dan Teknologi di TSCG, penting juga bagi mereka untuk memanfaatkan pengalaman Dropbox saat bekerja dengan klien lain dan mendapatkan kepastian bahwa informasi mereka aman. Saat klien bertanya, "Apa yang Anda lakukan untuk melindungi kami?" TSGC dapat membagikan langkah-langkah yang diterapkan Dropbox . “Ini membantu meningkatkan kepercayaan dalam hubungan ini,” kata Chandler.

Dropbox menjadi mekanisme pusat berbagi file TSCG, dan 300 karyawan TSCG semuanya memiliki akses ke Dropbox. Platform ini sudah terinstal di laptop dari semua pengguna baru sehingga dokumen, unduhan, dan gambar semuanya masuk ke Dropbox. Agen TSCG juga bisa masuk ke Dropbox di perangkat mobile mereka saat mereka sedang bepergian. Dan karena sinkronisasi file Dropbox terjadi di seluruh perangkat, setiap karyawan mengerjakan versi file yang paling mutakhir. “Ini menghilangkan kekhawatiran mental tentang keberadaan dokumen. Anda hanya perlu menyimpannya, dan di mana pun Anda berada, Anda memiliki akses ke file tersebut,” kata Chandler. Agen mengerjakan kesepakatan rumit dengan dokumen kompleks, namun sekarang, selama mereka memiliki akses ke internet, mereka memiliki akses ke file yang mereka perlukan. Mobilitas dan fleksibilitas semacam ini juga memungkinkan TSCG menerapkan model kerja hibrida.

Selain menyediakan penyimpanan file yang aman, fitur Dropbox mempermudah kolaborasi baik bagi agen TSCG maupun klien mereka. Berbagi file, misalnya, memungkinkan TSCG untuk membuat ruang virtual bagi klien mereka dengan semua informasi mereka dan kemudian cukup mengirimkan tautan ke klien untuk memberikan akses kepada mereka dan memastikan bahwa semua orang beroperasi dari data yang sama. “Hal ini diterima dengan sangat baik, tidak hanya oleh agen kami, tetapi juga oleh klien kami,” kata Chandler. Ada banyak uji tuntas yang dilakukan untuk menjalankan akuisisi, dan transaksi baru-baru ini melibatkan banyak perjanjian seputar berbagai langganan dan kontrak yang dimiliki perusahaan dengan sejumlah vendor yang berbeda. Menangani kesepakatan semacam ini memerlukan banyak komunikasi, biasanya melalui email. Chandler menggunakan kemampuan permintaan file di Dropbox, yang memungkinkan pihak lain untuk membagikan materi ke dalam ruang yang dia buat.

“Ini menghemat begitu banyak email bolak-balik,” kata Chandler. “Daripada membuat kotak masuk saya berantakan, klien cukup mengunggahnya di tempat yang kami berdua punya akses ke sana. Prosesnya jauh lebih efisien. Saat Anda memindahkan file sebanyak itu, hal ini membantu mengurangi masalah 'Saya pikir saya sudah mengirimkannya.'” TSCG juga mengandalkan kemampuan untuk mengikuti folder tertentu. Pengguna bisa menerima notifikasi setiap saat ada yang menambahkan sesuatu yang baru ke ruang penyimpanan. “Fitur ikuti folder adalah permata tersembunyi di dalam Dropbox, namun fitur ini memiliki kekuatan yang luar biasa,” kata Chandler. “Saya mengunggah buletin, artikel, dan sumber bermanfaat lainnya ke folder tersebut. Siapa pun yang menganggap sumber daya ini bermanfaat dapat mengikuti folder tersebut dan mendapat notifikasi saat saya menambahkan konten baru.”

Dropbox juga bekerja dengan baik dengan tumpukan teknologi TSCG lainnya, yang mencakup aplikasi seperti alat manajemen proyek monday.com serta manajer pelacakan aset dan pelacakan konten Airtable. “Saya cukup mengeklik dua tombol dan memasukkan file apa pun dari Dropbox ke dalam aplikasi ini, dan aplikasi ini berfungsi dengan sempurna,” kata Chandler. Fitur integrasi Dropbox juga menawarkan skalabilitas, yang TSCG harap dapat memanfaatkannya dalam waktu dekat. “Jelas ada peluang lebih besar bagi kami untuk mendorong lebih banyak kolaborasi antara aplikasi yang kami manfaatkan sehari-hari dan Dropbox.”