Cara Dropbox membantu layanan pendanaan tahap awal pertama di Australia untuk meraih kemenangan besar
Co Ventures membangun sistem yang memungkinkan mereka untuk Mengirim dan Melacak informasi rahasia, merekrut calon investor, dan memelihara database historis yang kuat.
“DocSend dan Sign sangat cocok dengan alur kerja kami, memungkinkan kami menjadi lebih efisien, mengirimkan informasi dengan aman yang sebelumnya tidak nyaman untuk kami bagikan, dan mencapai kesepakatan dengan investor.”
Produk yang digunakan
Industri
Layanan Keuangan
Ukuran
2-249
Lokasi
Sydney, Australia
Tantangan: Informasi rahasia, banyak investor; satu masalah besar
Co Ventures berada di tengah-tengah para wirausahawan dan pendiri di satu sisi, dan investor di sisi lainnya. Akibatnya, sang pendiri Maxine Minter dan timnya memerlukan cara untuk membagikan informasi rahasia seperti proyeksi keuangan, peta jalan produk, dan fakta pasar. Mereka perlu mengetahui orang tepat yang memiliki akses ke data perusahaan dan orang tidak tepat yang tidak memilikinya, sekaligus melacak dokumennya. Dengan 14 Venture Partners dan komunitas besar Limited Partners yang melakukan 30 investasi dari satu dana, “ada sejumlah besar materi yang beredar sepanjang waktu,” kata Minter.” Membatasi risiko konten dan kemampuan untuk membagikan informasi sensitif adalah prioritas besar bagi kami.”
Membuat tanda tangan menjadi sederhana
Co Ventures juga memerlukan tanda tangan yang mengikat secara hukum, melacak siapa yang menandatanganinya, siapa yang masih perlu menandatanganinya, dan siapa yang telah melihat dokumen tersebut. Dalam dunia modal ventura yang tiada henti, kecepatan dan efisiensi dapat menjadi pembeda antara berinvestasi pada unicorn berikutnya dan kehilangannya, sehingga memiliki cara yang sederhana dan cepat untuk melihat tanda tangan yang luar biasa dapat bernilai jutaan.
Dan dengan banyaknya dokumen yang terus beredar, sistem yang secara otomatis mengategorikan dan mengarsipkan dokumen yang sudah selesai ke tempat yang tepat di awan Co Ventures akan menghilangkan kerumitan, mencegah masalah pemulihan versi, serta membantu memelihara database yang terorganisir dan aman.
“Berinvestasi sangat berkaitan dengan kepercayaan, benar bukan? Sebuah cara untuk mengirim dokumen dengan aman dan melacak siapa yang melihatnya membantu membangun dan menjaga kepercayaan penting tersebut.”
Solusi: Integrasi DocSend, Sign, dan GSuite membuat Co Ventures tetap terkoordinasi
Integrasi DocSend, Sign, dan Dropbox GSuite dimasukkan ke dalam alur kerja harian Co Ventures dan membantu memfasilitasi aliran dokumen sensitif yang lebih efisien.
DocSend paling sering digunakan selama proses penggalangan dana dan juga saat berbagi materi dengan Venture Partners. Ini memungkinkan Co Ventures untuk mengelola materi, menetapkan tanggal kedaluwarsa, dan menyimpan informasi dalam silo yang sesuai. Dengan DocSend, Minter dan stafnya dapat memastikan dokumen rahasia tidak dibagikan secara terbuka atau tidak sengaja. Mereka juga membuat templat dan menggunakan tautan untuk menyederhanakan proses, menghemat waktu dan tenaga, serta menghindari keruwetan. “DocSend adalah cara bagi kami untuk mengirimkan materi secara profesional kepada mitra dan calon mitra yang dapat disimpan dan dikelola dengan mudah di drive kami,” kata Minter.
Sign adalah penyelamat
Sign adalah tentang menyelesaikan kesepakatan itu. "Ini aman," kata Minter. "Ini mudah didelegasikan. Ini sangat membantu karena tidak perlu mengatur secara administratif siapa yang sudah menandatangani, siapa yang belum, dan siapa yang masih menunda-nunda." Tim Co Ventures menetapkan alur kerja yang memerinci apa yang harus dilakukan ketika Ventures Partner belum menandatangani dokumen setelah jangka waktu tertentu, sehingga menyederhanakan proses tindak lanjut.
Co Ventures menjalankan ratusan alur kerja setiap hari di Notion, di Canva, di Zoom, dan di banyak aplikasi lainnya. Integrasi Dropbox GSuite membantu melacak, menyederhanakan, dan memelihara alur kerja ini. "Misalnya, kontrak keluar dari G GSuite dan masuk ke Sign," kata Minter. "Setelah ditandatangani, secara otomatis kontrak ini akan berakhir kembali di GSuite. Ini sangat sederhana.”
Hasil: Memenangkan investor dan menyelesaikan kesepakatan dengan mudah
Rangkaian produk Dropbox membantu Minter dan Co Ventures menyelesaikan putaran terbaru mereka. “Rangkaian produk ini merupakan bagian integral dari karya yang dijalankan,” kata sang pendiri. “Rangkaian produk ini berjalan persis seperti yang seharusnya produk ini jalankan, yaitu sangat mudah digunakan sehingga saya tidak perlu terlalu memikirkannya. Saya tidak perlu menghabiskan waktu saya untuk memikirkan fitur-fiturnya. Rangkaian produk ini terus berfungsi."
Kemampuan untuk mengirimkan informasi kepada calon klien yang sebelumnya hanya dibagikan secara lisan sangatlah berharga. Begitu juga dengan analisis terperinci, yang memungkinkan Minter dan timnya menyesuaikan percakapan dan promosi lanjutan. Jika calon investor hanya meluangkan waktu sebentar untuk melihat strategi pendanaan Co Ventures, Minter tahu bahwa dia perlu memberikan gambaran umum tingkat tinggi, sedangkan jika mereka menghabiskan banyak waktu untuk melihat dokumen, dia dapat menggali detailnya dengan lebih cepat.
Menyelesaikan kesepakatan juga jadi lebih cepat dan efisien. Menindaklanjuti panggilan, atau selama panggilan tersebut, Minter dapat menggunakan templat perjanjian mitra venture standar, menambahkan beberapa detail penting, mengirimkannya, dan menunggu dokumen yang telah ditandatangani kembali. Kesepakatan lain, ditandatangani, disegel, dikirimkan, dan secara otomatis disimpan di tempat yang tepat.
“Ada materi yang kami bagikan sebagai hasil dari penggunaan DocSend yang tidak akan kami bagikan jika kami hanya memiliki PDF atau tautan Google Drive. Keyakinan terhadap kerahasiaan informasi akan meningkatkan efektivitas kerja kita.”
Maxine MinterPendiri dan General Partner Co Ventures and Co Lab