Comment l’amélioration de la sécurité et des accès aux fichiers a simplifié la collaboration avec les clients

Défi : une violation des données révèle la nécessité de renforcer la sécurité des fichiers

Établie en 1984, The Shopping Center Group (TSCG) est une agence immobilière commerciale privée majeure, essentiellement axée sur les détaillants et les restaurateurs. En restant fidèle à ce secteur, le groupe a développé des relations solides et durables avec des détaillants renommés. Cette ligne de conduite dédiée et son engagement à en apprendre toujours plus sur le secteur du détail lui permettent d’éviter les distractions tout en apportant des informations pointues pour résoudre les défis de ses clients.

Pour TSCG, la sécurité et la protection des informations des clients sont d’une importance vitale. Outre les données financières qu’il faut absolument protéger, d’autres informations stratégiques pourraient également avoir des conséquences désastreuses si elles venaient à tomber entre de mauvaises mains. Par exemple, des informations concernant un grand détaillant qui envisagerait de se lancer sur un marché spécifique pourraient intéresser beaucoup de monde.

Suite à un incident de sécurité chez l’un des partenaires de longue date de TSCG, l’équipe a reconnu qu’il était indispensable de choisir un nouveau fournisseur de services et s’est appliquée à passer en revue ses pratiques de stockage des fichiers.

En raison de la nature du travail de TSCG, tout n’est pas géré en interne. Même si le groupe génère une grande quantité d’informations en interne, il a besoin de les partager avec les clients. Le processus de partage était complexe : l’équipe devait faire appel à son partenaire informatique, qui configurait ensuite un dossier de partage. Tous ces dossiers étaient ensuite centralisés dans un système de stockage de fichiers traditionnel.
Le groupe voulait trouver une meilleure solution, c’est pourquoi il a expliqué son cas à plusieurs fournisseurs de services gérés (MSP), afin de trouver la solution la mieux adaptée.

Solution : un stockage cloud sécurisé qui simplifie le partage et l’accessibilité

Lors de ses conversations avec des MSP potentiels, TSCG a abordé ses craintes et ses défis en matière de sécurité, de stockage et de partage des fichiers. Tout au long de ces échanges, Dropbox s’est imposé parce qu’il comprenait la valeur de la sécurité et qu’il disposait de systèmes capables de protéger les informations tout en permettant aux bonnes personnes d’accéder facilement aux fichiers adéquats. Pour Bryan Chandler, vice-président et directeur de la technologie et de l’innovation chez TSCG, il était tout aussi important de pouvoir s’appuyer sur l’expérience de Dropbox avec ses autres clients, et d’avoir la certitude que les informations étaient bien protégées. Quand un client demande : « Quelles mesures appliquez-vous pour nous protéger ? », TSGC peut lui expliquer les mesures que Dropbox a mises en place. « Cela nous permet d’établir un climat de confiance dans nos relations », explique‑t‑il.

Dropbox est devenu le mécanisme central de partage de fichiers de TSCG, et les 300 employés du groupe y ont accès. La plateforme est déjà installée sur l’ordinateur portable de tous les nouveaux utilisateurs afin que les documents, téléchargements et images soient tous dirigés vers Dropbox. Les agents de TSCG peuvent également se connecter à Dropbox depuis leur appareil mobile lorsqu’ils sont en déplacement. Et puisque Dropbox synchronise les fichiers sur tous les appareils, chaque employé travaille sur la version la plus récente des fichiers. « Nous n’avons plus à nous inquiéter de savoir où se trouvent nos documents. Il nous suffit de les enregistrer, et nous pouvons les consulter où que nous nous trouvions », explique Bryan Chandler. Les agents travaillent sur des transactions complexes, avec des documents complexes, mais désormais, tant qu’ils ont accès à Internet, ils ont accès aux fichiers dont ils ont besoin. Ce degré de mobilité et de flexibilité a également permis à TSCG d’adopter un modèle de travail hybride.

Outre la mise à disposition d’un stockage de fichiers sécurisé, les fonctionnalités de Dropbox simplifient la collaboration à la fois pour les agents de TSCG et pour les clients. Le partage de fichiers, par exemple, permet à TSCG de créer des espaces virtuels pour ses clients, avec toutes leurs informations, puis de simplement leur envoyer un lien leur donnant accès à ces informations, permettant de garantir que tout le monde travaille à partir des mêmes données. « Ce nouveau processus a très bien été accueilli, non seulement par nos agents, mais également par nos clients », indique Bryan Chandler. Une acquisition implique un certain niveau de due diligence : une transaction récente comptait par exemple de nombreux accords concernant divers abonnements et contrats qu’une entreprise avait avec différents fournisseurs. La gestion de telles transactions exige énormément de communication, généralement par e‑mail. Bryan Chandler a utilisé la fonctionnalité de demande de fichiers de Dropbox, grâce à laquelle l’autre partie a pu partager des documents dans l’espace qu’il avait créé.

« Cela évite tellement d’échanges par e-mail », explique‑t‑il. « Ma boîte de réception ne s’est pas retrouvée submergée, le client a pu transférer simplement les fichiers à un emplacement que nous pouvions tous deux consulter. Ce processus était beaucoup plus simple. Quand on déplace autant de fichiers, cela permet de limiter les problèmes du type “Ah, je pensais l’avoir déjà envoyé”. » TSCG exploite également la possibilité de suivre certains dossiers. Les utilisateurs peuvent recevoir une notification dès qu’un nouvel élément est ajouté à un espace. « La fonctionnalité de suivi des dossiers est un véritable atout caché de Dropbox, et ses capacités sont impressionnantes », se réjouit Bryan Chandler. « Je transfère des newsletters, des articles et d’autres ressources utiles dans le dossier. Tout utilisateur trouvant ces ressources utiles peut suivre le dossier et recevoir des notifications quand j’y ajoute de nouveaux contenus. »

Dropbox fonctionne bien avec le reste de la pile technologique de TSCG, qui comprend des applications telles que l’outil de gestion de projet monday.com et le gestionnaire des actifs et des contenus Airtable. « En deux clics, je peux récupérer facilement n’importe quel fichier de Dropbox dans ces applications, de manière fluide », indique Bryan Chandler. Les fonctionnalités d’intégration de Dropbox permettent de profiter d’une grande évolutivité, que TSCG espère exploiter très prochainement. « C’est certain, nous allons profiter de plus en plus de possibilités de collaboration entre Dropbox et les applications que nous utilisons quotidiennement. »