Comment Dropbox permet au premier fonds de pré‑amorçage dédié d’Australie de gagner gros
Co Ventures a conçu un système lui permettant d’envoyer et de suivre des informations confidentielles, de faire signer des investisseurs potentiels et de maintenir une base de données historique robuste.
« DocSend et Sign s’intègrent à nos workflows de manière fluide, ce qui nous permet de gagner en efficacité, d’envoyer de façon sécurisée des informations que nous hésiterions autrement à partager et de conclure des contrats avec des investisseurs. »
Produits utilisés
Secteurs d’activité
Finance
Taille
2 à 249
Zone géographique
Sydney, Australie
Défi : des informations confidentielles, de nombreux investisseurs et un problème de taille
Co Ventures fait le lien entre les entrepreneurs et les fondateurs d’un côté, et les investisseurs de l’autre. En conséquence, la fondatrice Maxine Minter et son équipe devaient trouver un moyen de partager des informations confidentielles comme des projections financières, des stratégies produit et des composantes de la conjoncture du marché. L’équipe devait avoir la garantie que seules les bonnes personnes avaient accès aux données de l’entreprise, tout en assurant le suivi des documents. Avec 14 partenaires en capital-risque et une vaste communauté d’associés commanditaires à l’origine de 30 investissements à partir d’un même fonds, « un nombre incalculable de documents est en circulation en permanence », indique Maxine Minter. « Limiter les risques liés aux contenus et la possibilité de partager les informations sensibles constitue une priorité absolue pour nous. »
Simplifier les signatures
Co Ventures avait également besoin de pouvoir recueillir des signatures à valeur juridique, de savoir qui avait signé, qui devait encore signer et qui avait consulté le document en question. Dans le monde en constante ébullition du capital-risque, la rapidité et l’efficacité des processus peuvent faire toute la différence entre un investissement et une occasion manquée. C’est pourquoi un processus de signature simple et rapide peut valoir des millions.
Et avec autant de documents circulant en permanence, un système parvenant à catégoriser et à classer automatiquement les documents achevés au bon endroit dans le cloud de Co Ventures permettrait d’éliminer les tâches fastidieuses, d’éviter les problèmes d’historique des versions et de maintenir une base de données organisée et sécurisée.
« Investir, c’est avant tout une question de confiance. Et un moyen d’envoyer des documents en toute sécurité et de savoir qui les voit permet d’instaurer et de maintenir cette confiance essentielle. »
Solution : DocSend, Sign et l’intégration avec G Suite permettent à Co Ventures de se coordonner
DocSend, Sign et l’intégration entre G Suite et Dropbox font partie intégrante du workflow quotidien de Co Ventures et contribuent à optimiser les échanges de documents sensibles.
L’entreprise utilise DocSend principalement pendant le processus de levée de fonds et pour partager des documents avec des partenaires en capital-risque. L’outil permet à Co Ventures de gérer les documents, de définir des dates d’expiration et de conserver les informations dans les silos adéquats. Avec DocSend, Maxine Minter et son équipe ont la garantie qu’aucun document confidentiel n’est partagé intentionnellement ou accidentellement. L’équipe peut également créer des modèles et utiliser des liens pour optimiser les processus, économiser du temps et de l’argent, et s’éviter ainsi bien des tracas. « DocSend nous permet d’envoyer avec professionnalisme à nos partenaires et aux partenaires potentiels des documents pouvant être facilement stockés et gérés sur notre disque », explique Maxine Minter.
Sign sauve la mise
Sign est fait pour conclure des accords. « C’est sécurisé », indique Maxine Minter. « Et la répartition des tâches est simple. C’est vraiment très pratique de ne pas avoir à gérer tout ce travail administratif : vérifier qui a signé, qui ne l’a pas fait et qui est en retard. » L’équipe de Co Ventures a mis en place des workflows expliquant les étapes à suivre lorsqu’après un certain temps, un partenaire en capital-risque n’a toujours pas signé un document, ce qui optimise le processus de suivi.
Co Ventures exécute des centaines de workflows chaque jour dans Notion, Canva, Zoom et de nombreuses autres applications. L’intégration entre Dropbox et G Suite permet de suivre, de simplifier et de gérer ces workflows. « Par exemple, un contrat part de G Suite et arrive dans Sign », explique Maxine Minter. « Une fois signé, il revient automatiquement dans G Suite. C’est tout simple. »
Résultat : des investisseurs gagnés et des accords conclus en toute simplicité
La suite de produits Dropbox a aidé Maxine Minter et Co Ventures à conclure leur dernière série de contrats. « Ils font partie intégrante de notre workflow », explique la fondatrice. « Ils font exactement ce qu’on attend d’eux : ils sont si faciles à utiliser que je n’ai pas besoin d’y penser. Je ne passe pas mon temps à m’emmêler dans leurs fonctionnalités. Ils sont tout simplement efficaces. »
Pouvoir envoyer à un prospect des informations qu’il aurait auparavant fallu transmettre verbalement constitue un avantage inestimable. Il en va de même pour les analyses détaillées, qui permettent à Maxine Minter et à son équipe d’adapter les suivis et les argumentaires. Si l’investisseur potentiel n’a passé qu’une minute sur la stratégie de financement de Co Ventures, Maxine Minter sait qu’elle devra préparer une présentation générale, mais s’il a passé beaucoup de temps sur le document, elle pourra approfondir la discussion plus rapidement.
En outre, les contrats sont conclus plus rapidement et plus efficacement. Suite à un appel, voire au moment de l’appel, Maxine Minter peut récupérer le modèle d’accord standard pour les partenaires en capital-risque, y ajouter quelques détails importants, l’envoyer et attendre le retour du document signé. Un autre contrat, signé, scellé, livré et automatiquement classé au bon endroit.
« Il y a des documents que nous partageons uniquement depuis que nous utilisons DocSend, et que nous ne partagerions pas si nous ne disposions que d’un fichier PDF ou d’un lien Google Drive. La garantie de la confidentialité des informations renforce l’efficacité de notre travail. »
Maxine MinterFondatrice et associée générale de Co Ventures et Co Lab