La colaboración con Dropbox facilita las concesiones de tierras de la Universidad de Florida
La universidad pública más emblemática de Florida utiliza Dropbox para conectar los centros que tiene repartidos en 67 países distintos. Así los residentes de este estado tienen acceso directo a su aprendizaje.
"Suena simple, pero Dropbox consigue que los empleados puedan colaborar de forma más fácil. En su mayor parte, los usuarios pueden gestionar sus propias carpetas y estructuras de archivos porque les resulta muy sencillo".
Productos usados
Dropbox
Industria
Educación
Tamaño
Más de 1000
Ubicación
Gainesville (Florida, Estados Unidos)
El reto: conectar el campus con la tecnología
Con el aumento de los campus satélite y el trabajo en remoto, muchas universidades buscan la forma de mejorar la colaboración a distancia. Para la Universidad de Florida, el reto que supone la distancia y contar con la tecnología necesaria para superarla son aún más importantes.
Como es una institución beneficiaria de la cesión de terrenos del estado, está estipulado por ley que haya una sede física en cada condado de Florida, y así ofrecer planes educativos específicos a los residentes del estado.
El Instituto de Ciencias Alimentarias y Agrícolas de la universidad, que se encarga de gestionar sus obligaciones derivadas de la concesión de tierras, mantiene un centro ampliado de cooperación en cada uno de los 67 condados de Florida. Gestiona un total de 102 instalaciones en todo el estado.
Para el equipo informático del instituto, esto supone una serie de enormes obstáculos físicos para la colaboración que deben abordarse con la tecnología. Sin embargo, estandarizar herramientas y procesos para aplicarlos en varias ubicaciones puede ser complicado. “Lo más difícil no es la tecnología, sino la comunicación”, comenta Dan Croemr, director de informática del Instituto de Ciencias Alimentarias y Agrícolas de la Universidad de Florida. “Conseguir que todo el mundo sigas los mismos procesos requiere muchísimo trabajo”. En el instituto se dieron cuenta de que, al no tener una plataforma intuitiva, los empleados recurrían a su cuenta personal de Dropbox para colaborar entre sí. La dispersión de los datos y los procesos en los sistemas estaba afectando negativamente a la seguridad y la colaboración.
“Veíamos que los usuarios podían trabajar bien con Dropbox, y eran cosas que no necesariamente podrían hacer con otra herramienta. Con la decisión de implementar Dropbox, permitíamos que todos esos trabajos pudieran continuar sin interrupciones y de la forma más segura posible”.
A medida que había que colaborar más, Dropbox crecía en la institución. Al final, en el marco de su estrategia de seguridad, el equipo informático central de la Universidad de Florida se fijó en el uso que se hacía de Dropbox y detectó redes de colaboración muy potentes. “Con las herramientas que teníamos en ese momento, a los usuarios les costaba compartir políticas y colaborar en tipos de archivo complejos”, afirma Saira Hasnain, directora de sistemas de información. “Con el tiempo, esos usuarios encontraron en Dropbox una herramienta que les permitía colaborar de la forma más sencilla posible”.
En lugar de quitarles el acceso a Dropbox y, en consecuencia, dejar de lado los procesos de trabajo y los datos de los usuarios, la Universidad de Florida decidió adoptar esa solución y que la universidad invirtiera en una cuenta propia.
“Hablando con los directores de informática, los profesores y el personal, vimos que los usuarios podían trabajar bien con Dropbox, y que eran cosas que no necesariamente podrían hacer con otra herramienta”, explica Elias Eldayrie, director de sistemas de información. “Con la decisión de implementar Dropbox, permitíamos que todos esos trabajos pudieran continuar sin interrupciones y de la forma más segura posible”.
La solución: sencillez y seguridad
La solución se ha implementado para más de 5000 empleados de la Universidad de Florida. Los investigadores usan Dropbox como un espacio clave para colaborar tanto a nivel interno como externo en las subvenciones que reciben. “Los usuarios han visto que Dropbox reduce el exceso de comunicación que suele haber cuando se intercambian muchos documentos por correo electrónico”, comenta Lane. Un profesor de la Facultad de Farmacia usa Dropbox para colaborar con investigadores que se encuentran en Nigeria. Como estos tienen una mala conexión a Internet y no pueden descargar vídeos grandes, poder ver esos vídeos directamente en Dropbox es muy importante para ellos. Además, Dropbox permite cumplir con la HIPAA. Por este motivo, los investigadores que trabajan en ámbitos como el de la medicina se aseguran de que sus archivos, incluidos los que contienen información confidencial, se guardan en un único lugar.
Para el equipo de informática de la Universidad de Florida, Dropbox juega un papel integral en la gestión de los datos y la colaboración de la universidad. “Parece sencillo, pero Dropbox consigue que los empleados puedan colaborar mejor”, comenta Lane Blanchard, director de informático de la Facultad de Farmacia. “Normalmente, los usuarios pueden gestionar sus propias carpetas y estructuras de archivos porque les resulta fácil”. Los empleados del departamento informático valoran Dropbox por su facilidad de uso y porque es una solución que necesita muy poca formación y asistencia por parte del departamento. “Creo que todavía no he recibido ninguna queja de Dropbox”, explica Dan. “Y eso no es algo que se pueda decir mucho cuando te dedicas a esto”, añade.