Cómo una mejor seguridad y un mejor acceso a los archivos simplificaron la colaboración con el cliente

Desafío: una filtración de datos revela la necesidad de una mayor protección para los archivos

The Shopping Center Group (TSCG), que se estableció en 1984, es una de las firmas privadas de bienes raíces comerciales más grandes que se centra específicamente en el comercio minorista y la restauración. Al mantenerse fieles al comercio minorista, han desarrollado relaciones sólidas y duraderas con minoristas de renombre. Su enfoque centrado en el comercio minorista y su compromiso de seguir estudiando este ámbito les permite evitar distracciones y, al mismo tiempo, proporcionar estadísticas nítidas ante los desafíos a los que se enfrentan sus clientes.

Para TSCG, la seguridad y la protección de la información de los clientes tienen una importancia vital. La información estratégica protege los datos financieros y, si cae en las manos equivocadas, puede tener consecuencias desastrosas. Por ejemplo, si un minorista importante está interesado en entrar en un mercado en particular, es probable que a mucha gente le interese conocer esa información con anticipación.

Después de que uno de los socios más antiguos de TSCG experimentara un incidente de seguridad, el equipo se dio cuenta de la importancia de migrar a un nuevo proveedor de servicios y llevó a cabo una revisión exhaustiva de sus prácticas de almacenamiento de archivos.

Debido a la naturaleza del trabajo de TSCG, no todo se lleva a cabo internamente. TSCG crea una gran cantidad de información interna, y es necesario compartirla con los clientes. El proceso que seguían para compartir esa información era complejo: el equipo tenía que comunicarse con su socio de TI, que configuraba una carpeta para compartir, y esas carpetas se centralizaban en un sistema de almacenamiento de archivos tradicional.
Como querían mejorar ese proceso, plantearon el desafío a varios proveedores de servicios administrados (MSP) para ver quién tenía la mejor solución.

Solución: almacenamiento seguro basado en la nube que permite compartir y acceder fácilmente al contenido

TSCG estuvo hablando con posibles proveedores de servicios administrados sobre sus inquietudes y desafíos sobre la seguridad, el almacenamiento y el uso compartido de archivos. A lo largo de esas conversaciones, Dropbox pasó a primer plano porque entendía el valor de la seguridad y contaba con sistemas que protegerían la información y al mismo tiempo permitirían un fácil acceso a las personas adecuadas. Para Bryan Chandler, vicepresidente sénior y director general de innovación y tecnología de TSCG, también era importante poder aprovechar la experiencia que Dropbox ofrece para trabajar con otros clientes y contar con la tranquilidad de que su información estaría a salvo. Cuando los clientes les preguntan qué están haciendo para protegerlos, TSGC puede compartir las medidas que Dropbox tiene implementadas. "Esto ayuda a generar confianza en estas relaciones", comenta Chandler.

Dropbox se convirtió en el mecanismo principal para compartir archivos de TSCG, y los 300 empleados de TSCG tienen acceso al servicio. La plataforma viene instalada en el portátil de todos los nuevos usuarios, para que todos los documentos, descargas e imágenes vayan a Dropbox. Los agentes de TSCG también pueden iniciar sesión en Dropbox desde el móvil cuando no están en su lugar de trabajo. Además, como Dropbox sincroniza los archivos en todos los dispositivos, los empleados trabajan siempre con las versiones más actualizadas. "No hace falta preocuparse por la ubicación de los documentos. Simplemente los guardas y puedes acceder a ellos estés donde estés", explica Chandler. Los agentes trabajan en acuerdos complejos con documentos complejos. Y ahora, siempre que tengan acceso a Internet, tendrán acceso a los archivos que necesiten. Este tipo de movilidad y flexibilidad también ha permitido a TSCG adoptar un modelo de trabajo híbrido.

Además de proporcionar almacenamiento seguro para los archivos, la funciones de Dropbox facilitan la colaboración tanto para los agentes de TSCG como para sus clientes. Por ejemplo, el uso compartido de archivos permite a TSCG crear espacios virtuales para sus clientes con toda su información y luego simplemente enviarles un enlace para darles acceso y garantizar que todos operen con los mismos datos. "La solución ha tenido una gran aceptación, no solo por parte de nuestros agentes, sino también de nuestros clientes", afirma Chandler. Una adquisición genera mucho papeleo. Hace poco la compañía realizó una transacción que involucró muchos acuerdos de varias suscripciones y contratos que una empresa tenía con diferentes proveedores. Gestionar este tipo de acuerdos requiere mucha comunicación, generalmente por correo electrónico. Chandler recurrió a la funcionalidad de solicitud de archivos de Dropbox, lo que permitió que la otra parte compartiera material en el espacio creado.

"Ahorra muchísimos correos electrónicos", explica Chandler. "En lugar de tener una bandeja de entrada abarrotada, el cliente subía el contenido a una ubicación a la que ambas partes podíamos acceder. El proceso era mucho más ágil. Cuando gestionas tantos archivos, este sistema acaba con la incertidumbre de no saber si ya has enviado o no un archivo en concreto". TSCG también depende de la posibilidad de poder hacer un seguimiento de determinadas carpetas. Los usuarios pueden recibir una notificación cada vez que alguien agrega algo nuevo a un espacio. "La función de seguimiento de carpetas es un tesoro oculto de Dropbox, y es realmente útil", dice Chandler. "Subo boletines, artículos y otros recursos útiles a una carpeta y cualquiera que encuentre útiles esos recursos puede seguir la carpeta y recibir notificaciones cuando agrego contenido nuevo".

Dropbox también funciona bien con el resto de la pila tecnológica de TSCG, que incluye aplicaciones como monday.com, la herramienta de gestión de proyectos, y Airtable, el administrador de seguimiento de activos y contenido. "Solo tengo que hacer clic en dos botones para cargar cualquier archivo de Dropbox en estas aplicaciones, y todo funciona a la perfección", comenta Chandler. Las funciones de integración de Dropbox también ofrecen una adaptabilidad que TSCG espera aprovechar en un futuro próximo. "Definitivamente tenemos una mayor oportunidad de impulsar cada vez más la colaboración entre las aplicaciones que utilizamos a diario y Dropbox".