Edit Expand crea 8 veces más vídeos con Dropbox, de manera rápida, económica y segura

El contexto de la empresa

Edit Expand es una agencia de producción de vídeos que ayuda a dar vida a las ideas de los clientes. Al centrarse en aprovechar los recursos existentes de los clientes y trabajar con clientes que son nuevos en la producción de vídeos, el equipo de Edit Expand adapta el contenido a las necesidades de los clientes y crea los procesos que los mantienen en marcha. A la agencia le apasiona ofrecer contenido que no solo capte la atención sino que mantenga el interés, como demostraciones y seminarios web, que suelen pasarse por alto pero desempeñan un papel importante en la retención de los clientes.

El reto: un equipo pequeño, una gran carga de trabajo

El equipo pequeño y remoto de cinco personas de Edit Expand se encarga de entre 10 y 20 proyectos a la vez. Para mantener un buen ritmo, necesitan una forma sencilla de almacenar, compartir y encontrar archivos. Además, tienen que almacenar y compartir los archivos de forma segura, lo que resulta especialmente crucial cuando se trabaja con grandes corporaciones como Adobe y Amazon.

Edit Expand buscaba una solución más eficaz para la sincronización y el almacenamiento de archivos, así como una plataforma que reuniera los comentarios y las ideas de los clientes para que todo el equipo pudiera trabajar teniéndolos en cuenta. “Para mí, el mayor reto consiste en garantizar que cada cliente se sienta escuchado y comprendido”, explica Adam Nielson, fundador de Edit Expand. “A menudo tengo que reunir opiniones, comentarios e ideas de 15 cadenas de correo electrónico diferentes, lo que puede resultar difícil”.

La solución: tenerlo todo en un solo lugar

Edit Expand probó varias soluciones de almacenamiento en la nube, pero todas tenían limitaciones: una tenía problemas para sincronizar archivos grandes, mientras que en otras la reproducción de los vídeos se entrecortaba o había problemas para guardar versiones de archivos. Luego Nielson sacó a relucir a Dropbox con el comentario siguiente: "He sido un fiel seguidor de Dropbox durante mucho tiempo. Simplemente, funciona”.

Actualmente, la agencia almacena todos los proyectos en Dropbox y trabaja en ellos allí, lo que lo convierte en su fuente centralizada de información. Todo el proceso (guiones, ediciones, revisiones) se lleva a cabo dentro de Dropbox de principio a fin. “Los archivos se sincronizan en todos nuestros dispositivos, por lo que se elimina cualquier re dundancia y se garantiza que todos trabajemos solo con las versionesmás recientes compartidas por nuestros clientes”, explica Nick Spinder, editor de Edit Expand. Los miembros del equipo también reciben notificaciones cuando se actualizan los archivos, lo que acelera la colaboración.

Con Dropbox Replay, los clientes y los miembros del equipo pueden dejar notas en borradores de vídeo, en guiones e incluso en fotogramas específicos. Luego, Nielson puede consolidar y filtrar los comentarios para facilitar a los editores los detalles que necesitan para realizar cambios. “Recibimos muchísimos correos electrónicos y mensajes de Slack con comentarios que la gente tiene sobre los archivos y los fotogramas”, comenta. “Por eso es importante hacer un seguimiento de todos los cambios que hemos realizado y asegurarnos de que solo la información más esencial, que luego puedo colocar en Dropbox Paper, llegue a los editores”.

Los resultados: ahorro de tiempo, reducción de costes, aumento de la producción

Al tenerlo todo en una sola plataforma, el equipo de Edit Expand tiene la flexibilidad necesaria para realizar múltiples tareas sin problemas. “Gestiono docenas de vídeos y hago malabarismos con múltiples proyectos al mismo tiempo, y Dropbox me permite cambiar fácilmente de una tarea a otra”, explica Spinder.

Dropbox también lo mantiene todo organizado para que el equipo pueda localizar rápidamente los archivos, una función clave cuando se trabaja con grandes cantidades de datos. En una ocasión, Adobe solicitó a Edit Expand que creara un vídeo que mostrara cómo funcionan juntos sus productos. Para hacerlo se necesitaban extensas capturas de pantalla de productos y alrededor de 10 especialistas en productos para cada uno.  Como Edit Expand tuvo que crear los recursos por sí solo, Spinder simplemente utilizó las funciones de búsqueda de Dropbox para encontrar fácilmente las demostraciones y los archivos que necesitaba. “Al principio parecía que no teníamos suficiente. Y así, de repente, retomamos el rumbo”, dice.

Como resultado, el pequeño pero poderoso equipo de Edit Expand puede producir una cantidad de contenido impresionante. En 2024, además de otros proyectos de clientes para Cloudinary y Amazon, entregaron más de 150 proyectos para Adobe, como anuncios y seminarios web. Para ello tuvieron que filtrar cientos de archivos de vídeo y segmentos de audio. “En el pasado, habríamos tenido que rebuscar en el armario para encontrar discos duros”, añade Nielson.

Dropbox permite al equipo trabajar de manera eficiente, en cualquier lugar y momento que elijan.

“Para el trabajo creativo es necesario que las personas estén en el estado mental adecuado. Al permitir que mi equipo trabaje cuando es más productivo, ahorramos miles, si no decenas de miles, de dólares en cada proyecto”.

Al trabajar de forma remota, Edit Expand también evita los costes asociados al alquiler de oficinas. Si el sistema de un editor no es lo suficientemente potente para renderizar vídeos, el equipo puede simplemente acceder al archivo del proyecto, realizar actualizaciones y realizar la renderización en otro ordenador, para evitar costes de hardware innecesarios. “En general, calculo que ahorramos entre 50 000 y 100 000 dólares al año porque no necesitamos un edificio entero ni servidores enormes para llevar a cabo nuestro trabajo”, añade Nielson.

Dropbox también ha aportado tranquilidad a Edit Expand: el equipo ya no tiene que preocuparse por el mantenimiento de servidores, por equilibrar cargas de trabajo ni por tener que hacer frente a tiempos de inactividad inesperados. “Nos encanta la función de sincronización selectiva porque podemos elegir lo que queremos tener en línea para seguir trabajando en ello”, comenta Nielson. Dropbox garantiza que los archivos estén siempre completamente sincronizados y actualizados, incluso cuando los editores trabajan desde ubicaciones con conexiones a Internet deficientes. Si falla Internet, el equipo puede seguir trabajando con archivos en sus unidades locales y, cuando Internet vuelve a estar disponible, Dropbox carga las actualizaciones sin problemas.

A Nielson también le resulta fácil administrar los derechos de acceso a los archivos y las configuraciones de seguridad, como el cifrado y la autenticación multifactor. Esto significa que la agencia puede satisfacer los requisitos de los clientes y ganarse la confianza de empresas más grandes. Aunque se borraran accidentalmente grandes cantidades de datos, Nielson recibiría una alerta y podría restaurar los archivos de inmediato para el equipo.

Esta seguridad y fiabilidad también ofrece tranquilidad a sus clientes. “Cuando los clientes ven que sus archivos y comentarios están seguros, organizados y consolidados en un solo lugar, se relajan”, afirma Nielson. “Esto ahorra horas, a veces días, de idas y venidas innecesarias y nos permite concentrarnos en el proceso creativo”.