Cómo Dropbox ayuda al primer fondo preliminar de Australia a ganar a lo grande
Co Ventures compila un sistema que les permite enviar y hacer seguimiento de información confidencial, fichar inversores potenciales y mantener una base de datos histórica sólida.
"DocSend y Sign encajan a la perfección en nuestros flujos de trabajo, lo que nos permite ser más eficientes, enviar de forma segura información que de otro modo no nos sentiríamos cómodos compartiendo y cerrar acuerdos con inversores."
Productos utilizados
Industria
Servicios financieros
Tamaño
2-249
Ubicación
Sydney, Australia
Desafío: información confidencial, muchos inversores, un gran problema
Co Ventures se sitúa en medio de los empresarios y fundadores, por un lado, y los inversores, por otro. Como resultado, la fundadora Maxine Minter y su equipo necesitaban formas de compartir información confidencial como proyecciones financieras, hojas de ruta de productos y datos de mercado. Necesitaban saber qué personas tenían acceso a los datos de la empresa y cuáles no, además de controlar los documentos. Con 14 Venture Partners y una gran comunidad de Limited Partners que realizan 30 inversiones de un solo fondo, "hay una enorme cantidad de material volando de un lado a otro todo el tiempo", dice Minter. "Limitar el riesgo de los contenidos y la posibilidad de compartir información sensible es una gran prioridad para nosotros."
Simplifica las firmas
Co Ventures también exigía firmas jurídicamente vinculantes, haciendo un seguimiento de quién firmaba, quién faltaba por firmar y quién había visto el documento en cuestión. En el incesante mundo del capital riesgo, la rapidez y la eficacia pueden ser la diferencia entre invertir en el próximo unicornio o perderse la oportunidad, por lo que disponer de una forma sencilla y rápida de ver las firmas destacadas puede valer millones.
Y con tantos documentos circulando constantemente, un sistema que categorizara y archivara automáticamente los documentos completados en el lugar correcto en la nube de Co Ventures eliminaría trabajo, evitaría problemas de versiones y ayudaría a mantener una base de datos organizada y segura.
"La inversión tiene mucho que ver con la confianza, ¿verdad? Una forma de enviar documentos de forma segura y realizar un seguimiento de quién los ve ayuda a compilar y mantener esa confianza esencial."
Solución: las integraciones de DocSend, Sign y GSuite mantienen a Co Ventures coordinado
Las integraciones de DocSend, Sign y Dropbox GSuite están integradas en el flujo de trabajo diario de Co Ventures y ayudan a facilitar un flujo más eficiente de documentos confidenciales.
DocSend se utiliza más durante el proceso de recaudación de fondos y también cuando se comparten materiales con los socios de Venture. Permite a Co Ventures gestionar materiales, fijar fechas de vencimiento y mantener la información en los silos adecuados. Con DocSend, Minter y su personal pueden estar seguros de que un documento confidencial no se comparte abiertamente o accidentalmente. También crean plantillas y utilizan vínculos para agilizar procesos, ahorrar tiempo y energía y evitar dolores de cabeza. "DocSend es una manera de enviar materiales de manera profesional a socios y socios potenciales que pueden almacenarse y administrarse fácilmente en nuestro unidad", dice Minter.
Sign salva el día
Sign se trata de cerrar ese trato. "Es seguro", dice Minter. "Es fácil de delegar. Es muy útil no tener que gestionar administrativamente quién ha firmado, quién no y quién se está demorando." El equipo de Co Ventures estableció flujos de trabajo en los que se detalla qué hacer cuando un socio de una empresa no ha firmado un documento después de un determinado periodo de tiempo, lo que agiliza el proceso de seguimiento.
Co Ventures ejecuta cientos de flujos de trabajo todos los días en Notion, Canva, Zoom y muchas más aplicaciones. La integración de Dropbox GSuite ayuda a rastrear, simplificar y mantener estos flujos de trabajo. "Por ejemplo, un contrato sale de G GSuite y pasa a Sign", afirma Minter. "Una vez firmado, automáticamente termina en Atrás en GSuite. Es muy simple."
Resultados: Ganar inversores y cerrar acuerdos con facilidad
El conjunto de productos Dropbox ayudó a Minter and Co Ventures a cerrar su última ronda. "Son una parte bastante integral de las piezas que interpretan", dice la fundadora. "Hacen exactamente lo que se supone que es su tarea, es decir, son tan fáciles de usar que no tengo que pensar mucho en ellos. No pierdo el tiempo agonizando por las características. Simplemente funcionan."
La capacidad de enviar a un cliente potencial información que antes solo se habría compartido verbalmente es invaluable. También lo son los análisis detallados, que permiten a Minter y su equipo adaptar una conversación y un discurso de seguimiento. Si el posible inversor solo ha dedicado un minuto a ver la estrategia del fondo de Co Ventures, Minter sabe que necesita proporcionar una descripción general de alto nivel, mientras que si ha pasado mucho tiempo mirando el documento, puede profundizar en los detalles más rápidamente.
Cerrar el trato también es más rápido y más eficiente. Después de una llamada, o incluso durante la misma, Minter puede extraer el modelo de acuerdo estándar de socio de riesgo, añadir algunos detalles clave, enviarlo y esperar a que le devuelvan el documento firmado. Otro acuerdo, firmado, sellado, entregado y archivado automáticamente en el lugar correcto.
"Hay materiales que compartimos como resultado del uso DocSend que no compartiríamos si solo tuviéramos un PDF o un vínculo de Google Drive. La confianza en la confidencialidad de la información potencia la eficacia de nuestro trabajo."
Maxine MinterFundador y socio general de Co Ventures y Co Lab