Was ist eine ZIP-Datei?
Das Komprimieren von Dateien ist am digitalen Arbeitsplatz wichtig. Mit ZIP-Dateien lassen sich dank Komprimierung mehr Daten schneller als je zuvor versenden. Deshalb sind ZIP-Dateien bei Unternehmen auf der ganzen Welt so beliebt. Aber was genau ist eine ZIP-Datei?
ZIP ist ein gängiges Dateiformat, das zur Komprimierung einer oder mehrerer Dateien in einen gemeinsamen Speicherort verwendet wird. Dies reduziert die Dateigröße und erleichtert den Transport oder die Aufbewahrung. Ein Empfänger kann eine ZIP-Datei nach der Übertragung entpacken (oder extrahieren) und die Datei im Originalformat verwenden.
ZIP-Dateien funktionieren ähnlich wie Standardordner auf Ihrem Computer. Sie enthalten Daten und Dateien zusammen an einem Ort. Bei komprimierten Dateien sind die Inhalte allerdings verkleinert, sodass der auf Ihrem Computer benötigte Speicherplatz geringer ausfällt. ZIP-Dateien werden auch als Archive bezeichnet. Ein Archiv enthält alle komprimierten Dateien an einem Ort. Das ZIP-Dateiformat ist daher eine tolle Lösung, wenn Sie eine Datei oder eine Gruppe von Dateien verkleinern müssen.
Woran erkennen Sie nun eine ZIP-Archivdatei? Das ist einfach. Immer, wenn Sie der Dateiendung .ZIP oder .zip am Ende eines Dateinamens begegnen, haben Sie es mit einer ZIP-Datei zu tun. Das Symbol, das die Datei darstellt, ändert sich ebenfalls. Angenommen, Sie haben ein Foto mit dem Namen „Urlaub.jpg“. Nachdem Sie dieses Foto als ZIP-Datei komprimiert haben, heißt es „Urlaub.zip“ und hat ein neues Symbol.
Unterscheidet sich ZIP von 7-ZIP oder RAR?
Wenn Sie zum Thema ZIP-Dateien recherchieren, stoßen Sie auch auf die Begriffe „7z-Datei“ und „7-ZIP“. Dabei handelt es sich um ein Archivierungsformat, das eine höhere Komprimierungsrate verwendet, um weniger Megabyte zu verbrauchen. Zwar ist diese geringere Größe positiv, jedoch dauert die Verarbeitung auch länger. Das Format ist auch weniger praktisch, da Sie zur Verwendung eine Softwareanwendung herunterladen und installieren müssen. Dies gilt auch für RAR- und TAR-Dateien sowie für die Drittanbietersoftware WinRAR, ZIPx und PeaZip.
Wie funktionieren ZIP-Dateien?
In ZIP-Dateien werden Daten in weniger Bits verschlüsselt, indem überflüssige Daten entfernt werden. Diese „verlustfreie Datenkompression“ gewährleistet, dass alle Originaldaten intakt bleiben. Sehen wir uns einmal ein kurzes Beispiel dazu an, wie das funktioniert.
Stellen Sie sich eine Datei vor, die folgende Sätze enthält:
- Die intuitive Lösung zum Teilen und Speichern von Unternehmensdaten
- Ihre Geschäftslösung für optimale gemeinsame Nutzung und Speicherung
Jedes Wort in dieser Datei kommt zweimal vor. Wenn jedem Buchstaben und jedem Leerzeichen im Satz nun eine Speichereinheit entspricht, wäre die gesamte Dateigröße 110 Einheiten. Sie können mit einem Nummerncode die Daten aber auch anders ausdrücken:
- Die intuitive Lösung zum Teilen und Speichern von Unternehmensdaten
- 123456789
Anders ausgedrückt würden die beiden Sätze nun lauten: 123456789896712345. Das bedeutet, dass die ursprüngliche Dateigröße von 110 Einheiten auf nur 18 Einheiten reduziert wird, was eine erhebliche Speicherplatzeinsparung bedeutet. Beim ZIP-Dateiformat kommen verlustfreie Kompressionsalgorithmen zum Einsatz, um genau dieses Ziel zu erreichen. Damit können Sie die gleichen Informationen effizienter ausdrücken, indem Sie überflüssige Daten aus der Datei entfernen. Dies bedeutet auch, dass das Versenden einer ZIP-Datei schneller geht.
ZIP-Dateien am Arbeitsplatz
Komprimierte Dateien können in Unternehmen auf vielerlei Weise eingesetzt werden. Sie sind unverzichtbar, wenn viele Dateien per E-Mail versandt werden sollen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen umfangreichen Dateisatz an einen Kollegen oder Kunden schicken. Wenn Sie versuchen, alle Dateien auf einmal in einem E-Mail-Anhang zu versenden, erhalten Sie aufgrund der Dateigröße eine Fehlermeldung. Sie könnten also versuchen, jede Datei in einer separaten E-Mail zu versenden. Das ist jedoch zeit- und arbeitsintensiv und kann zu doppelt verschickten Dateien führen. Um alle Dateien in einer E-Mail zu versenden, können Sie sie komprimieren und die dabei entstandene einzelne ZIP-Datei an Ihre E-Mail anhängen. Ihr Empfänger kann die Datei dann durch Herunterladen und Klicken entpacken.
Denken Sie aber auch an die potenziellen Speicherplatzeinsparungen. Das Komprimieren Ihrer Dateien kann dazu beitragen, den belegten Speicherplatz auf der Festplatte Ihres Computers zu reduzieren. Erfahren Sie mehr über das Zippen von Dateien.
Welche Vor- und Nachteile haben ZIP-Dateien?
Die Vorteile
Zunächst sparen komprimierte Dateien Speicherplatz und erhöhen die Effizienz Ihres Computers. Sie sind auch eine effektive Möglichkeit, die Datenübertragung per E-Mail zu verbessern. Mit kleineren Dateien können Sie E-Mails schneller versenden. Darüber hinaus verschlüsselt das ZIP-Dateiformat Ihre Daten. Das gewährleistet Datenschutz beim Senden von Dateien über das Internet. Kurz gesagt: Mit diesem Dateiformat können Sie die Effizienz Ihrer Dateiverwaltung maximieren. Es ist auch recht einfach, eine ZIP-Datei auf einem Mac oder PC zu erstellen. Windows und Mac OS nutzen unterschiedliche Methoden, aber beide beginnen mit einem Rechtsklick. Und für Empfänger ist es einfach, Dateien zu entpacken. Unabhängig vom Betriebssystem des Computers genügen ein Download und ein Klick.
Die Nachteile
Es gibt jedoch einige potenzielle Probleme im Zusammenhang mit ZIP-Dateien. Dazu gehören Dateigrößenbeschränkungen, Dateitypbeschränkungen, Beschädigung und Mobilitätsprobleme.
Einer der vielen Nachteile von ZIP-Archivdateien sind Komprimierungsbeschränkungen. Manche Dateien lassen sich nicht viel weiter komprimieren, als sie es bereits sind. Das gilt insbesondere für MP3- und JPG-Dateien. Wenn Sie also häufig mit Video- oder Bilddateien arbeiten, hilft Ihnen das ZIP-Format unter Umständen nicht, wesentlich Speicherplatz einzusparen.
Dann wäre da noch der Sicherheitsaspekt komprimierter Dateien. Fertige ZIP-Dateien sind verschlüsselt, aber Sie wissen nicht, was mit Ihrer Datei passiert, wenn Sie eine Drittanbieter-App hochladen. Denken Sie auch daran, dass ZIP-Dateiendungen beschädigt werden können. Beschädigte Daten können sich manchmal sogar auf den ganzen ZIP-Ordner auswirken.
Auch unterwegs sind ZIP-Dateien schwierig zu nutzen. Wenn Sie ein Smartphone oder Tablet nutzen, müssen Sie eine darauf gespeicherte Datei und eine Drittanbieter-App verwenden. Das führt zu Problemen beim Dateispeicherplatz und bei der Sicherheit.
Welche Alternativen zu ZIP-Dateien gibt es?
Cloud-Speicher ist eine bessere Alternative zu ZIP-Dateien. Mit Dropbox macht die Cloud die Komprimierung vollständig überflüssig. Sie müssen keinen langen Prozess mit mehreren Schritten durchlaufen, um große Dateien zu senden oder zu speichern. Klicken Sie einfach auf „Teilen“, um eine Datei oder einen Ordner in Originalgröße zu senden, ohne dass eine Komprimierung erforderlich ist. Sie können Dateien mit bis zu 50 GB speichern und teilen. Dropbox ist eine schnelle und zuverlässige Methode, Dateien zu teilen, ohne Ihre E-Mail-Adresse zu verwenden oder Speicherplatz auf Ihrem Computer zu beanspruchen. Und wenn Sie dennoch mit komprimierten Dateien arbeiten müssen, kann Dropbox das auch! Dropbox ermöglicht die ZIP- und RAR-Vorschau, die Komprimierung nach dem Upload und die Bearbeitung.
Zusammenfassendes Fazit
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass ZIP-Dateien eine von vielen Möglichkeiten sind, Daten effizienter zu speichern oder zu übermitteln. Aber sie sind nicht die einzige Möglichkeit, Dateien zu komprimieren oder Speicherplatz einzusparen. Dropbox macht die Dateispeicherung und die Dateifreigabe schneller, sicherer und einfacher als mit Dateikomprimierung.
