Wie Dropbox Australiens erstem Pre-Seed-Fonds zu großem Erfolg verhilft
Co Ventures hat ein System entwickelt, das dem Unternehmen die Möglichkeit bietet, vertrauliche Informationen zu versenden und nachzuverfolgen, potenzielle Investoren zu gewinnen und eine verlässliche historische Datenbank zu pflegen.
„DocSend und Sign fügen sich nahtlos in unsere Arbeitsabläufe ein. Das ermöglicht uns ein effizienteres und sichereres Versenden von Informationen, die wir sonst nicht gerne teilen würden. So können wir Geschäfte mit Investoren abschließen.“
Verwendete Produkte
Branche
Finanzdienstleistungen
Größe
2–249
Ort
Sydney, Australien
Herausforderung: Vertrauliche Informationen, viele Investoren – ein großes Problem
Co Ventures vermittelt zwischen Unternehmern und Gründern auf der einen und Investoren auf der anderen Seite. Daher benötigten Gründerin Maxine Minter und ihr Team Möglichkeiten, vertrauliche Informationen wie Finanzprognosen, Produkt-Roadmaps und Marktdaten auszutauschen. Das Unternehmen musste sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die Unternehmensdaten erhalten, und verhindern, dass sie in falsche Hände gelangen. Gleichzeitig musste Co Ventures den Überblick über diese Dokumente behalten. Bei 14 Unternehmenspartnern und einer großen Gemeinschaft von Kommanditgesellschaften, die 30 Investitionen aus einem einzigen Fonds tätigen, „sind ständig enorme Mengen an Materialien unterwegs“, sagt Minter. „Die Begrenzung des Inhaltsrisikos und die Möglichkeit, vertrauliche Informationen auszutauschen, haben für uns höchste Priorität.“
Unkomplizierte Signaturen
Co Ventures benötigte außerdem rechtsverbindliche Signaturen, eine Nachverfolgung der Personen, die unterzeichnet haben, die noch unterzeichnen müssen, und der Personen, die das betreffende Dokument eingesehen haben. In der permanent aktiven Welt des Risikokapitals können Geschwindigkeit und Effizienz darüber entscheiden, ob in das nächste Einhorn investiert oder die Gelegenheit verpasst wird. Über eine einfache, unkomplizierte und schnelle Möglichkeit zu verfügen, die zeigt, welche Unterschriften noch ausstehen, kann daher Millionen wert sein.
Und da ständig so viele Dokumente im Umlauf sind, kann ein System, das Dokumente automatisch kategorisiert und fertige Dokumente am passenden Ort in der Co Ventures-Cloud ablegt, viel Arbeit sparen, Problemen mit der Versionsverwaltung vorbeugen und die Pflege einer organisierten und sicheren Datenbank unterstützen.
„Beim Investieren geht es in erster Linie um Vertrauen, oder? Eine Möglichkeit, Dokumente sicher zu versenden und nachzuverfolgen, wer sie einsieht, hilft uns, dieses essentielle Vertrauen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.“
Lösung: DocSend, Sign und G Suite-Integrationen sorgen bei Co Ventures für die Koordination
DocSend, Sign und G Suite-Integrationen für Dropbox sind in den täglichen Arbeitsablauf von Co Ventures eingebettet und ermöglichen einen effizienteren Durchlauf vertraulicher Dokumente.
Am häufigsten wird DocSend während des Fundraising-Prozesses und bei der Weitergabe von Materialien an Venture Partner eingesetzt. Co Ventures kann damit Materialien verwalten, Gültigkeitsdauern festlegen und Informationen in den passenden Silos aufbewahren. Mit DocSend stellen Minter und ihre Mitarbeiter sicher, dass ein vertrauliches Dokument nicht offen oder versehentlich weitergegeben wird. Außerdem erstellt das Unternehmen Vorlagen und verwendet Links, um Prozesse zu optimieren, Zeit und Energie zu sparen und Problemen vorzubeugen. „DocSend gibt uns die Möglichkeit, Materialien professionell an Partner und potenzielle Partner zu senden, die wir einfach auf unserer Festplatte speichern und verwalten können“, erklärt Minter.
Sign rettet den Tag
Bei Sign geht es darum, das Geschäft abzuschließen. „Es ist sicher“, sagt Minter. „Das Delegieren ist einfach. Es ist sehr hilfreich, dass wir nicht administrativ verwalten müssen, wer unterzeichnet hat, wer nicht und wer Zeit verschwendet.“ Das Team von Co Ventures hat Arbeitsabläufe erstellt, die detailliert festlegen, was zu tun ist, wenn ein Unternehmenspartner ein Dokument nach einer bestimmten Zeit noch nicht unterzeichnet hat. Das optimiert die Nachverfolgung.
Co Ventures führt täglich Hunderte von Workflows in Notion, Canva, Zoom und in vielen weiteren Anwendungen aus. Die Dropbox G Suite-Integration unterstützt die Verfolgung, Vereinfachung und Pflege dieser Arbeitsabläufe. „Wenn beispielsweise ein Vertrag aus G Suite in Sign übertragen wird“, sagt Minter, „landet er nach der Unterzeichnung automatisch wieder in G Suite. Das ist so einfach.“
Ergebnis: Problemloses Gewinnen von Investoren und Abschließen von Geschäften
Die Dropbox-Produktsuite hat Minter und Co Ventures beim Abschluss ihrer jüngsten Finanzierungsrunde geholfen. „Sie sind ein sehr wesentlicher Bestandteil unseres Ablaufs“, sagt die Gründerin. „Sie tun genau das, was sie sollen. Sie lassen sich so einfach verwenden, dass ich gar nicht groß über sie nachdenke. Ich verbringe keine Zeit damit, mir über die Funktionen den Kopf zu zerbrechen. Sie funktionieren einfach.“
Die Möglichkeit, Informationen an einen potenziellen Kunden zu senden, die wir zuvor nur mündlich übermittelt hätten, ist von unschätzbarem Wert. Dies gilt auch für die detaillierten Analysen, mit denen Minter und ihr Team maßgeschneiderte Folgegespräche und Präsentationen vorbereiten können. Wenn sich der potenzielle Investor die Fonds-Strategie von Co Ventures nur eine Minute lang angesehen hat, weiß Minter, dass sie ihm einen allgemeinen Überblick liefern muss. Andererseits kann sie schneller auf die Details eingehen, wenn er sich lange mit dem Dokument beschäftigt hat.
Auch Geschäftsabschlüsse verlaufen schneller und effizienter. Nach einem Telefonat oder sogar während des Anrufs kann Minter die Vorlage für den Standardvertrag für Venture Partner abrufen, einige wichtige Details ergänzen, ihn versenden und auf die Rücksendung des unterzeichneten Dokuments warten. Ein weiterer Abschluss, unterzeichnet, abgeschlossen, zugestellt und automatisch am richtigen Ort abgelegt.
„Es gibt Materialien, die wir nur weitergeben, weil wir DocSend nutzen. Hätten wir nur ein PDF oder einen Google Drive-Link, würden wir sie nicht herausgeben. Das Vertrauen in die Vertraulichkeit der Informationen steigert die Effektivität unserer Arbeit.“
Maxine MinterGründerin und persönlich haftende Gesellschafterin von Co Ventures und Co Lab