Sådan gav bedre filsikkerhed og filadgang et mere enkelt samarbejde med kunderne

Udfordring: Et databrud afslører behovet for ekstra filsikkerhed

The Shopping Center Group (TSCG) er grundlagt i 1984 og det største privatejede ejendomsmæglerfirma, der fokuserer specifikt på detailhandel og restauratører. Ved at holde sig til detailhandlen har de udviklet en stærk, langvarig relation til kendte detailhandlere. Deres dedikerede fokus på detailhandel og forpligtelse til at forblive undersøgende på detailhandelsområdet gør det muligt for dem at undgå distraktioner og opnå omfattende indsigt i de udfordringer, deres klienter oplever.

Sikkerhed og beskyttelse af kundeoplysninger er altafgørende for TSCG. Ud over beskyttelsen af økonomiske data kan det føre til katastrofer, hvis strategiske oplysninger falder i de forkerte hænder. Hvis en større detailhandler f.eks. er interesseret i et bestemt marked, vil en masse mennesker gerne vide dette på forhånd.

Efter en sikkerhedshændelse, som en af TSCG's mangeårige partnere oplevede, indså teamet vigtigheden af at skifte til en ny tjenesteudbyder, og de gennemførte en grundig gennemgang af deres praksis vedrørende opbevaring af filer.”

På grund af den type arbejde, som TSCG udfører, er det ikke alt, der kun holdes internt. TSCG opretter en del oplysninger internt, men oplysningerne skal også deles med deres kunder. Delingsprocessen var tidligere kompleks – teamet måtte kontakte deres it-partner, som så oprettede en delingsmappe, og denne type mapper blev opbevaret centralt i et traditionelt fillagringssystem.
De ønskede at gøre det bedre, og de forelagde udfordringen for en række administrerede tjenesteudbydere (MSP'er) for at se, hvem der havde den bedste løsning.

Løsning: Sikker, cloudbaseret lagerplads, der muliggør nem deling og adgang

Under TSCG’s samtaler med potentielle MSP'er drøftede de deres bekymringer og udfordringer vedrørende filsikkerhed, -opbevaring og -deling. I løbet af disse drøftelser skilte Dropbox sig ud, fordi de forstod værdien af sikkerhed og havde systemer, som kunne beskytte oplysninger og samtidig give de rigtige personer nem adgang til dem. For Bryan Chandler, SVP og Managing Director of Innovation and Technology hos TSCG, var det også vigtigt, at de kunne drage nytte af den erfaring, som Dropbox har fra arbejdet med andre kunder, og være trygge ved, at deres oplysninger er beskyttet. Når kunder spørger “Hvad gør I for at beskytte os?”, kan TSCG fortælle om Dropbox' foranstaltninger. “Det medvirker til at opbygge tillid i disse relationer,” siger Chandler.

Dropbox blev TSCG’s centrale fildelingsmekanisme, og alle TSCG’s 300 medarbejdere har adgang til Dropbox. Platformen installeres på alle bærbare computere til alle nye brugere, så alle dokumenter, downloads og billeder sendes til Dropbox. TSCG-agenter kan også logge på Dropbox på deres mobilenheder, når de er på farten. Og da Dropbox synkroniserer på tværs af alle enheder, arbejder alle medarbejdere på den mest opdaterede version af filerne. “Det fjerner den mentale bekymring om, hvor dokumenterne er. Man gemmer det bare, og uanset hvor man er, har man adgang til det,” siger Chandler. Agenterne arbejder på komplekse aftaler med komplekse dokumenter, men nu har de adgang til de filer, de skal bruge, hvis bare de har adgang til internettet. Denne mobilitet og fleksibilitet har også givet TSCG mulighed for at indføre en model med hybridarbejde.

Ud over at levere sikker fillagring gør Dropbox' funktioner det nemmere at samarbejde for både TSCG-agenterne og deres klienter. Fildeling giver f.eks. TSCG mulighed for at oprette virtuelle rum til deres klienter med alle deres oplysninger og derefter bare sende et link til klienten for at give adgang og sikre, at alle arbejde med de samme data. “Det er blevet taget meget godt imod, ikke kun af vores agenter, men også af vores klienter,” siger Chandler. Et opkøb omfatter en masse due diligence, og en transaktion omfattede for nylig en masse aftaler vedrørende forskellige abonnementer og kontrakter, som en virksomhed havde med forskellige leverandører. Håndtering af denne type aftaler kræver en masse kommunikation, normalt via e-mail. Chandler brugte filanmodningsfunktionen i Dropbox, som gav den anden part mulighed for at dele materiale i det rum, han havde oprettet.

“Det sparer os for mange e-mails frem og tilbage,” siger Chandler. “I stedet for, at det forsvandt i min indbakke, kunne klienten ganske enkelt uploade det til det sted, vi begge har adgang til. Det var en langt mere strømlinet proces. Når man flytter så mange filer, fjerner det følelsen af, at ‘jeg troede, jeg allerede havde sendt det’.” TSCG benytter også muligheden for at følge visse mapper. Brugerne kan modtage en meddelelse, hver gang nogen føjer noget til et rum. “Funktionen til at følge mapper er en overset perle i Dropbox, men den er meget effektiv,” siger Chandler. “Jeg uploader nyhedsbreve, artikler og andre nyttige ressourcer til mappen. Alle, der finder disse ressourcer nyttige, kan følge mappen og få besked, når jeg tilføjer nyt indhold.”

Dropbox fungerer også godt sammen med resten af TSCG’s teknologistak, som omfatter apps som projektstyringsværktøjet monday.com og appen Airtable til aktivsporing og indholdssporing. “Jeg kan bare klikke på to knapper og hente en hvilken som helst fil fra Dropbox ind i disse apps, og det fungerer upåklageligt,” siger Chandler. Dropbox’ integrationsfunktioner tilbyder også skalerbarhed, som TSCG håber at anvende i nærmeste fremtid. “Der er helt sikkert en større mulighed for os med hensyn til at udnytte mere og mere samarbejde mellem apps, som vi bruger i det daglige, og Dropbox.”