Space Machines Company sparer faste omkostninger på missionskritisk arbejde

Baggrund

På samme måde som biler skal satellitter også vedligeholdes for at kunne blive i rummet. I rummet kan disse satellitter serviceres af Space Machines Company. Virksomheden blev grundlagt i Australien i 2019, og den bygger en flåde af servicekøretøjer, der kan reparere satellitter i kredsløb. Virksomhedens mantra At gøre verdensrummet mere bæredygtigt ved at forlænge levetiden af vores infrastruktur i samme sted.

Udfordring: En enkel og sikker lagerløsning

Space Machines Company udveksler data og indhold mellem tre kontorer fordelt på to lande. De samarbejder også med et globalt netværk af partnere. Tidligere kæmpede virksomheden med rodede delte mapper, fildubletter og forvirrende adgangskontroller. De havde brug for en central lagerløsning, så de lettere kunne samarbejde.

Sikkerhed og dataintegritet var en af de største bekymringer. For at overholde de lokale bestemmelser var det afgørende, at dataene skulle hostes i australske datacentre. "Vi arbejder med følsomme kunder. Derfor er sikkerhed og dataintegritet af afgørende betydning", siger fortæller Sharmila Fernando, Head of Marketing hos Space Machines Company.

Space Machines Company havde også brug for en brugervenlig løsning med høj oppetid, hurtig uploadhastighed og muligheden for centralt at kunne kontrollere filhierarkiet. "Vores teknikere arbejder med store filer, når de designer, og de deler dem på tværs af kontorerne i Indien og Australien. Det er vigtigt, at vi kan få adgang til dem hurtigst muligt, så vi hele tiden kan arbejde uden problemer," tilføjer Fernando. 

Og endelig var driftsteamet hos Space Machines Company på udkig efter en løsning med indbyggede underskriftsfunktioner. "Tidligere sendte vi PDF-filer frem og tilbage, når de skulle underskrives. De blev ofte returneret i det forkerte format, og det var besværligt at skulle igennem hele processen flere gange," siger Ben Spoor, Chief of Staff og Head of Business Operations hos Space Machines Company. "Da vi søgte efter en løsning, var Dropbox den eneste, der opfyldte alle vores kriterier."

Løsning: Et overskueligt filhierarki og foruddefinerede adgangsrettigheder

Det første punkt på dagsordenen var at skabe en overskuelig filstruktur og adgangskontroller. Derefter skulle dataene migreres fra den tidligere løsning. "Dropbox-administratorpanelet er meget brugervenligt, og derfor var der ingen problemer med migreringen," udtaler Spoor. "Dropbox-teamet sørgede for, at vores data blev sikkert overført med intakt filstruktur og adgangsrettigheder."

Derefter begyndte teamet at bruge Dropbox Sign til håndteringen af dokumenter. De kunne højreklikke på et dokument, aktivere det i underskriftsflowet, angive en underskriftsrækkefølge og sende det. Når et dokument er blevet underskrevet, modtager teamet notifikationer, og den endelige version gemmes i den oprindelige Dropbox-mappe. "Vi har brug for denne type værktøjer for at optimere vores tid og indsats. Det er afgørende for, at man kan lykkes som nystartet virksomhed," siger Fernando.

Til sidst integrerede teamet Dropbox med Microsoft Word og Google Suite. På den måde kan medarbejderne oprette Microsoft- eller Google-dokumenter i Dropbox eller gemme eksterne links i det interne filsystem. "Dropbox tilbyder millioner af andre integrationer, men det afgørende for os er at kunne linke vores lagerværktøj til vores kontorværktøj, " tilføjer Spoor.

Resultater: Tidsbesparelser, let vedligeholdelse og datasikkerhed

Med en enkel og overskuelig filstruktur er der færre spørgsmål fra medarbejderne om, hvor de kan finde eller gemme oplysninger. Mens nogle medarbejdere gerne vil gemme ting i mapper, foretrækker andre at bruge søgefunktionen i Dropbox til at finde ting.

Og med de rette adgangsrettigheder kan alle let udføre deres arbejde. Et nyt teammedlem får adgang til en foruddefineret gruppe med alle de relevante adgangsrettigheder, hvilket gør det let at onboarde nye medarbejdere.

Derfor oplever Space Machines Company større tidsbesparelser og en højere produktivitet.

Det nye og mere produktive lagermiljø er også lettere at vedligeholde. "Nystartede virksomheder er som regel altid bekymret for bundlinjen, og her rammer Dropbox også plet. Vi har ikke ressourcerne til at kunne ansætte en masse mennesker til at vedligeholde en løsning til dokumenthåndtering. Nu er én person nok til at kunne sætte det hele op og sørge for, at det kører, som det skal. Derfor sparer vi også penge på administrationsomkostninger," udtaler Fernando. Det betyder, at virksomheden heller ikke behøver at investere i kurser – det har været muligt at onboarde hele teamet ved hjælp af blot nogle få Wiki-sider.

En anden stor fordel er det tydelige revisionsspor for hvert enkelt dokument. Denne log er især vigtig, når flere interessenter samarbejder i delte mapper. Hvis nogen flytter data ved en fejl, vises automatiske advarsler, der dermed sikrer dataintegriteten. "Dropbox giver mig et centralt overblik ved en minimal arbejdsindsats, tilføjer Spoor.

Space Machines Companys partnere, især myndighederne, har også brug for at sikre sig, at deres data er beskyttet. Der spiller dataopbevaring en afgørende rolle. Virksomheden reducerer risikoen for uautoriseret adgang ved at overholde den australske lovgivning. "I forbindelse med denne form for følsomme projekter foretrækker visse kunder at arbejde i Dropbox på grund af sikkerheden og dataopbevaringen," siger Fernando.

Dropbox blev allerede testet under lanceringen af rumservicekøretøjet Optimus. Space Machines Company brugte Dropbox til at dele filer og oprette tilladelser for diverse interessenter. Næste skridt er missionen Space MAITRI. Virksomheden vil samarbejde med det indiske rumagentur om lanceringen af et andet køretøj på en indisk raket. Dette vil indebære en masse tests, inden rumfartøjet kan godkendes. En effektiv håndtering og udveksling af testdata mellem teamene i Australien og Indien vil være afgørende. "Vi har haft gode erfaringer med Dropbox, så jeg er sikker på, at det vil fungere uden problemer. Jeg er ikke bekymret," tilføjer Spoor.

Når der sendes hundredvis af nye satellitter ud i rummet, kan det ikke undgås, at noget kolliderer, da der hele tiden samler sig rumaffald. Space Machines Company tilstræber at sikre et bæredygtigt verdensrum. Med en sikker og innovativ lagerløsning er virksomheden klar til at skalere og tage denne udfordring op.