Casestudie om Keio University Shonan Fujisawa Campus

Udfordring: at skifte væk fra filservere 

Keio University Shonan Fujisawa Campus (SFC) blev grundlagt i 1990 med det formål at fremme en innovativ tilgang til uddannelse for at skabe et praktisk læringsprogram egnet til det 21. århundrede. Den avancerede uddannelsesinfrastruktur blev udviklet under ledelse af professor Jun Murai – også kendt som internettets fader i Japan. Den dag i dag udvikler campusset stadig sit digitale netværk for at sikre, at det stadig understøtter lærings- og forskningsaktiviteterne. 

Filhåndteringssystemet, som er en platform, hvor studerende og undervisere interagerer, er en vigtig del af det. I nogen tid havde Keio University brugt en metode, hvor de både anvendte lokale filservere og cloudlagertjenester på tværs af deres campusser. Men flere gange årligt oplevede de udfald i filserverne, og arbejdsbyrden og omkostningerne til håndtering af retablering blev ved med at stige. Universitetets personale kunne mærke, at deres infrastruktur var ved at nå grænsen.

“Vi havde primært brug for den lokale del af sikkerhedsmæssige årsager, men i de seneste år er cloudlager blevet sikkert nok til, at vi kan stole på det. Vi mente, at det var tid til at flytte stort set alting over til cloudlager med undtagelse af et lille antal filer,” forklarer professor Jin Nakazawa fra fakultetet for miljø- og informationsstudier på SFC.

Det fik SFC til at føre an i en ændring af universitetets IT-infrastruktur. De begyndte at overveje forskellige aspekter af overgangen, herunder campussens egne cloudlagerløsninger. “Indtil da havde universitetet primært brugt Google Drev og Box, men vi syntes ikke, at de var så brugervenlige,” siger professor Nakazawa. For SFC var den største svaghed, at de var nødt til at åbne en browser for at få adgang til mapper i skyen. Da arbejde med PC’er og skyen var fremmed for nogle studerende, vidste SFC, at der var brug for et miljø, som ville være intuitivt for alle brugere. 

 

Løsning: at forenkle filanmodninger og dataopbevaring 

Efter at have gennemgået mulighederne besluttede SFC sig for at vælge Dropbox. Ud over den avancerede sikkerhed og al den lagerplads, de havde brug for, scorede Dropbox’ brugergrænseflade højt hos SFC-fakultetet. De kunne godt lide, den måde hvorpå mapper vises på skrivebordet, og at de kan bruges på samme måde som lokale mapper.

Alle Keio University SFC’s studerende og fakultetsmedlemmer er begyndt at bruge Dropbox med 7.000 aktiverede licenser. I løbet af de første par måneder blev 55 terabyte data uploadet og brugt til en række forskellige formål.

“Vi gjorde ikke Dropbox obligatorisk på hele universitetet, fordi vores professorer hver især har deres egen tilgang til forelæsninger og forskning. I stedet har vi brugt forskellige typer cloudlager til forskellige formål. Inden for dette økosystem er Dropbox vores primære delte arbejdsområde for de studerende og fakultetet,” forklarer professor Nakazawa.

Dropbox har haft mange fordele. For eksempel blev udvekslinger mellem studerende og fakultet langt mere strømlinet. “I mine forelæsninger bruger jeg Dropbox til at dele materiale og filer med studerende, og jeg bruger også kommunikationsværktøjer som Slack og LINE til at forbedre gruppearbejde,” tilføjer Professor Nakazawa. SFC bruger også Dropbox til dataopbevaring for Slack. 

SFC’s professorer finder også Dropbox nyttigt, når de afholder undervisning på universitetets tilknyttede gymnasier. Helt konkret bruger de filanmodninger til at indsamle opgaver og andre afleveringer. “I modsætning til universitetet, hvor studerende og personalet har adgang til forelæsninger via LMS (Learning Management System), har gymnasierne ikke digitale systemer. Derfor bruger vi Dropbox til at gøre aflevering af opgaver papirløs,” forklarer professor Nakazawa. 

 

Resultater: mere effektiv digital omstilling 

I et forsøg på at forbedre IT-forståelsen har SFC også initiativet BYOD (“Bring Your Own Device”, dvs. “Medbring din egen enhed”), hvor de studerende bruger deres egne computere til studiet. Det har ført til store ændringer, herunder at computerlokaler blev fjernet fra campus i april 2020. Og Dropbox har været uundværligt i bestræbelserne på at holde initiativet på rette kurs. 

“Pandemien gjorde det vanskeligt at afholde fysiske forelæsninger. Men takket være BYOD og Dropbox kunne vi fortsætte forelæsningerne online uden større afbrydelser,” siger professor Nakazawa. Dropbox yder et markant bidrag til den digitale omstilling af uddannelse og bæredygtighed.

Herudover har professor Nakazawa også høstet fordelene i sine egne forskningsaktiviteter. Nu kan han lettere udveksle filer med forskere i Japan og i udlandet og på den måde fremme forskningssamarbejdet.

“Det er virkelig blevet et uundværligt værktøj,” fortsætter professor Nakazawa. 

For eksempel har Dropbox Paper, som gør det muligt for flere brugere at redigere det samme dokument i skyen, vist sig at være utrolig nyttigt. SFC’s fakultet har også fundet nye måder at strømline deres forskning på med Dropbox Papers opgavelister, eksempelvis ved at koordinere internationale konferencer og tjekke arrangørernes noter i realtid.

I fremtiden planlægger de at udbrede anvendelsen af Dropbox yderligere ved at promovere det på campus. “Vi håber på at øge antallet af aktive Dropbox-brugere blandt både studerende og ansatte ved at informere om fordelene,” siger professor Nakazawa. 

En afgørende del af den plan bliver formentligt at integrere Dropbox med Canvas LMS, et e-læringssystem, som Keio University snart indfører på alle campusser. Hvis de forbinder Dropbox og Canvas LMS, kan de studerende få adgang til filer på Dropbox både via e-læringssystemet og på deres egne computere.

Professor Nakazawa har store forhåbninger: “Vi bør være i stand til at integrere systemerne, og det vil øge brugervenligheden og give os flere muligheder inden for både uddannelse og forskning.”

Med hjælp fra Dropbox bruger SFC cloudtjenester til at effektivisere den digitale omstilling inden for undervisning og forskning.