Edit Expand opretter 8 gange flere videoer med Dropbox – hurtigt, billigt og sikkert

Baggrund

Edit Expand er et videoproduktionsbureau, der hjælper med at føre kunders ideer ud i livet. Med fokus på at tage kundernes eksisterende ressourcer og arbejde med kunder, der er nye inden for videoproduktion, skræddersyer Edit Expand-teamet indhold til kundernes behov og skaber de processer, der holder dem i gang. Bureauet brænder for at levere indhold, der ikke bare fanger opmærksomhed, men fastholder engagement – ​​som demoer og webinarer, som ofte overses, men som spiller en stor rolle i at fastholde kunder.

Udfordring: lille team, stor arbejdsbyrde

Rediger Expands lille fjerntliggende team på fem jonglerer med 10 til 20 projekter ad gangen. For at følge med har de brug for en nem måde at gemme, dele og finde filer på. Oven i købet skal de opbevare og dele filerne sikkert, hvilket især er afgørende, når de arbejder med store virksomheder som Adobe og Amazon.

Edit Expand ledte efter en mere effektiv løsning til filsynkronisering og -lagring samt en platform, der ville samle klientfeedback og ideer, som hele teamet kunne arbejde på. "For mig er den største udfordring at sikre, at hver kunde føler sig hørt og forstået," fortæller Adam Nielson, grundlægger hos Edit Expand. "Jeg er ofte nødt til at samle feedback, kommentarer og tanker fra 15 forskellige e-mail-tråde, hvilket kan være svært."

Løsning: at have alt på ét sted

Edit Expand prøvede forskellige løsninger til cloudlager, men der var begrænsninger ved dem alle – én havde problemer med at synkronisere store filer, mens andre havde forsinkelser i afspilninger eller problemer med at gemme filversioner. Nielson bragte derefter Dropbox på banen og sagde: “Jeg har været Dropbox-loyalist i lang tid. Det fungerer bare.”

I dag gemmer bureauet hvert projekt i Dropbox og arbejder på dem der, hvilket gør det til deres eneste kilde til sandhed. Fra start til slut foregår hele processen – scripts, redigeringer, anmeldelser – i Dropbox. "Filerne synkroniseres på tværs af alle vores enheder, så det reducerer enhver redundans og sikrer, at vi alle kun arbejder på de nyeste versioner, der deles af vores kunder," siger Nick Spinder, redaktør hos Edit Expand. Teammedlemmer modtager også meddelelser, når filerne opdateres, hvilket fremskynder samarbejdet.

Med Dropbox Replay kan kunder og teammedlemmer efterlade noter om videokladder, scripts og endda specifikke frames. Nielson kan derefter konsolidere og filtrere kommentarerne for at give redaktørerne de detaljer, de skal bruge for at foretage ændringer. "Vi får så mange e-mails og Slack-beskeder om kommentarer, folk har på filerne og rammerne," siger han. "Så det er vigtigt at spore alle de ændringer, vi har foretaget, og sørge for, at kun de vigtigste oplysninger når redaktørerne, som jeg kan lægge i Dropbox Paper."

Resultater: spare tid, reducere omkostninger, skabe mere

At have alt på én platform betyder, at Edit Expand-teamet har fleksibiliteten til at multitaske problemfrit. "Jeg administrerer snesevis af videoer og jonglerer med flere projekter på samme tid - og Dropbox giver mig mulighed for nemt at skifte mellem opgaver," fortæller Spinder.

Dropbox holder også alt organiseret, så teamet hurtigt kan finde filer, en nøglefunktion, når de håndterer store mængder data. I et tilfælde bad Adobe Edit Expand om at lave en video, der viser, hvordan deres produkter fungerer sammen - dette krævede omfattende produktskærmbilleder og omkring 10 produktspecialister for hver enkelt.  Da Edit Expand selv skulle finde på aktiverne, brugte Spinder blot Dropbox's søgefunktioner til nemt at finde de demoer og filer, han havde brug for. ”I starten virkede det som om, vi ikke havde nok. Og bare sådan var vi tilbage på sporet,” siger han.

Som et resultat kan Edit Expands lille, men mægtige team producere en imponerende mængde indhold. I 2024, uden for andre klientprojekter for Cloudinary og Amazon, leverede de over 150 projekter for Adobe, inklusive reklamer og webinarer. Dette krævede at gennemse hundredvis af videofiler og lydsegmenter. "I gamle dage var vi nødt til at grave gennem skabet efter harddiske," tilføjer Nielson.

Dropbox sætter teamet i stand til at arbejde effektivt, uanset hvor og hvornår de vælger.

"Kreativt arbejde afhænger af, at folk er i det rigtige headspace. Ved at lade mit team arbejde, når de er mest produktive, sparer vi tusindvis – hvis ikke titusindvis – af dollars på hvert projekt.”

Ved at arbejde eksternt undgår Edit Expand også omkostninger forbundet med kontorleje. Hvis en editors system ikke er kraftfuldt nok til at gengive videoer, kan teamet blot få adgang til projektfilen, foretage opdateringer og håndtere gengivelse på en anden computer, så unødvendige hardwareomkostninger undgås. "Samlet set vil jeg anslå, at vi sparer alt fra $50.000 til $100.000 om året, fordi vi ikke har brug for en hel bygning eller massive servere for at få tingene til at ske," tilføjer Nielson.

Dropbox har også givet Edit Expand ro i sindet – teamet bekymrer sig ikke længere om at vedligeholde servere, afbalancere arbejdsbelastninger eller håndtere uventede nedetider. "Vi elsker den selektive synkroniseringsfunktion, da vi kan vælge, hvad vi vil have online, så vi kan fortsætte med at arbejde på dem," fortæller Nielson. Dropbox sikrer, at filer altid er fuldt synkroniseret og opdateret, selv når redaktører arbejder fra steder med dårlige internetforbindelser. Hvis internettet går ud, kan teamet stadig arbejde på filer på deres lokale drev, og når internettet kommer online igen, uploader Dropbox problemfrit opdateringer.

Nielson synes også, det er nemt at administrere adgangsrettigheder til filer og sikkerhedsindstillinger såsom kryptering og multifaktorgodkendelse. Det betyder, at bureauet kan leve op til kundernes krav og opnå større virksomheders tillid. Selv hvis store mængder data ved et uheld blev slettet, ville Nielson modtage en advarsel og være i stand til at gendanne filerne for teamet med det samme.

Denne sikkerhed og pålidelighed giver også deres kunder ro i sindet. "Når kunder ser, at deres filer og feedback er sikre, organiserede og konsoliderede ét sted, slapper de af," siger Nielson. "Dette sparer timer - nogle gange dage - med unødvendig frem og tilbage og lader os fokusere på den kreative proces."