Table of contents
- Wat is een virtuele gegevensruimte?
- Hoe werkt een beveiligde virtuele gegevensruimte?
- Waarvoor wordt een virtuele gegevensruimte gebruikt?
- Heb je een project dat wel wat privacy kan gebruiken?
- DocSend gebruiken om een veilige virtuele gegevensruimte te maken
- Veelgestelde vragen over virtuele gegevensruimten
Of je nu werkt aan fusies en overnames (M&A's), due diligence-processen uitvoert of fondsen werft bij investeerders: bij grootschalige zakelijke transacties komen grote hoeveelheden zeer gevoelige gegevens kijken. Meerdere belanghebbenden moeten met die gegevens kunnen werken, zonder dat de veiligheid in gevaar komt.
Hoe sla je die gegevens dan veilig op? Maak kennis met de virtuele gegevensruimte.
Wat is een virtuele gegevensruimte?
Stel je voor: een supergeheim clubhuis voor je vertrouwelijke dossiers en belangrijke documenten. Zo ziet een virtuele gegevensruimte (VDR) eruit. Je kunt het zien als een digitaal fort, maar dan veel spannender.
Simpel gezegd is een virtuele gegevensruimte een beveiligde online opslagplaats waar je alle mensen kunt samenbrengen die toegang tot deze gegevens nodig hebben. Zo kunnen ze samenwerken aan uiterst geheime projecten en op een veilige manier gevoelige informatie delen.
In het ‘clubhuis’ van je virtuele gegevensruimte heb je alles wat je nodig hebt binnen handbereik. Maar in plaats van een touwladder of zipline, biedt deze ruimte een krachtige versleuteling en geavanceerde toegangscontrole.
Virtuele gegevensruimten hebben allerlei hightech functies die ervoor zorgen dat de genodigden zich veilig voelen tussen al die vertrouwelijke bestanden en documenten. Virtuele gegevensruimten zijn een functie van DocSend, die een ideale manier bieden om het volgende te doen:
- Je vertrouwelijke bestanden uploaden en opslaan
- Je documenten en gegevens beveiligen
- Je gegevens systematisch organiseren
Door een virtuele gegevensruimte te gebruiken, werk je samen met betrouwbare bondgenoten aan digitaal bestands- en documentbeheer. Het is de beste optie voor grondig onderzoek, beursintroducties en andere vertrouwelijke projecten.
Het is een serieuze zaak. Vandaag de dag is digitaal vertrouwen belangrijker dan ooit. Uit een onderzoek van McKinsey blijkt dat 53% van de respondenten alleen kiest voor een bedrijf met een goede reputatie op het gebied van gegevensbescherming.
Vertrouwen zorgt voor groei, en als jij en je bedrijf met gevoelige gegevens willen werken, zul je toch echt moeten nadenken over het gebruik van een virtuele gegevensruimte.
Hoe werkt een beveiligde virtuele gegevensruimte?
Een virtuele gegevensruimte is zowel veilig als online, dus heb je er altijd en overal toegang toe. Of je nu in je pyjama zit, thuis een kop koffie drinkt of je favoriete koffietent bezoekt: het geheime clubhuis met al je waardevolle gegevens is maar een paar klikken van je verwijderd.
Laten we eens kijken hoe virtuele gegevensruimten dit doen. Dit gebeurt meestal door middel van de volgende belangrijke functies:
- Geavanceerde versleuteling
- Strikt toegangsbeheer
- Veelzijdige machtigingsinstellingen
O, en hebben we de samenwerkingsfuncties al genoemd?
Je kunt opmerkingen achterlaten, projecten bespreken en in realtime aan bestanden werken, allemaal in een veilige, speciale online opslagruimte.
DocSend combineert beveiliging, analyse en meer in een gebruiksvriendelijke virtuele gegevensruimte.
Waarvoor wordt een virtuele gegevensruimte gebruikt?
Virtuele gegevensruimten hebben bijna onbeperkte gebruiksmogelijkheden, van fondsenwerving in een start-up, beveiliging van bestuurscommunicatie, feedback krijgen op pitches en nog veel meer.
Virtuele gegevensruimten beschikken over alle toeters en bellen die je nodig hebt om nieuwsgierige blikken op afstand te houden, dus natuurlijk zijn ze goed voor zaken als:
- Documenten veilig houden, zoals voor overheidsdossiers en medische dossiers
- Documenten en bestanden opslaan op een centrale locatie, zoals bij fusies en andere transacties
- Opslaan van grote hoeveelheden gegevens voor eenvoudige toegang tussen meerdere partijen
- Documenten bekijken, vinden of volgen op verschillende apparaten, zonder gebruik van extra software
- Efficiënt samenwerken in grotere organisaties of aan complexe projecten met een grote hoeveelheid gegevens
DocSend is een krachtige samenwerkingstool die al het bovenstaande levert, waarbij virtuele gegevensruimten slechts een klein onderdeel vormen van de superieure prestaties. Je kunt het gratis uitproberen om alles te doen wat we hierboven hebben opgesomd en nog veel meer.
Of het nu gaat om nieuwe contracten, rechtszaken, beheer van intellectueel eigendom, audits voor de verkoop van onroerend goed, leasetransacties of een geneesmiddel voor een ziekte: in een virtuele gegevensruimte kunnen jij en je team er veilig aan werken.
Heb je een project dat wel wat privacy kan gebruiken?
Met DocSend kun je de controle en zichtbaarheid vergroten met documenttracering en realtime analyses. Het is veilig, toegankelijk en ontworpen om jou en je gegevens het gevoel te geven rocksterren te zijn.
- Veilig delen
- Realtime documentanalyses krijgen
- Met één klik geheimhoudingsverklaringen verzenden
- eSignatures aanvragen
- Virtuele gegevensruimten maken
- Watermerken toevoegen
Maar geloof ons niet alleen op ons woord, lees hier wat anderen te zeggen hebben over het gebruik van DocSend:
“Met de concurrentie waar wij mee te maken hebben, staan we open voor alle strategische informatie die we te pakken kunnen krijgen. Ik vind het fijn dat ik kan zien wanneer een klant tijd besteedt aan ons voorstel, omdat ik daarmee mijn prioriteiten kan bepalen. Zo verlies ik geen tijd en kan ik me richten op de meest kansrijke deals.”
Ryan FroatsDirector of Partnerships, QuartzDocSend gebruiken om een veilige virtuele gegevensruimte te maken
Dat is dus een virtuele gegevensruimte: dé plek waar je gegevens zich kunnen uitleven, kunnen omgaan met de juiste mensen en verantwoord kunnen feesten. En DocSend is een uitstekende manier om dat te doen!
Dankzij geavanceerde versleuteling bepaal jij wie er met je gegevens aan de haal mag gaan. Zo hoef je nooit meer een bijlage te verzenden en stroomlijn je al je werk met het veilig delen van documenten.
Veelgestelde vragen over virtuele gegevensruimten
Virtuele gegevensruimten zijn beter dan gedeelde mappen als beveiliging en privacy belangrijk voor je zijn. Virtuele gegevensruimten zijn de beste optie voor opslag van en toegang tot gevoelige bestanden die regelmatig door bepaalde mensen moeten worden gebruikt. Virtuele gegevensruimten zijn ook heel geschikt als je behoefte hebt aan functies met betrekking tot machtigingen, analyses of samenwerking. Apps voor het delen van bestanden bieden deze mogelijkheden meestal niet.
Bestanden, documenten en gegevens gaan meestal naar een gegevensruimte als ze veel beveiliging nodig hebben. Veel mensen, zoals HR-medewerkers, werken de hele dag met vertrouwelijke bestanden. Ze kunnen dus vrijwel altijd bestanden opslaan en eraan samenwerken in een virtuele gegevensruimte. Andere mensen, zoals start-ups tijdens financieringsrondes, werken minder vaak aan gedeelde/vertrouwelijke bestanden, dus zij zullen relevante documenten alleen in een virtuele gegevensruimte opslaan of openen als dat nodig is.
Beide werken volgens dezelfde basisprincipes, maar in een fysieke gegevensruimte sla je bestanden of informatie op in een fysieke ruimte en in een virtuele gegevensruimte doe je dat online. Vóór de komst van het internet waren fysieke gegevensruimten heel gewoon, maar nu bieden virtuele gegevensruimten een veel kostenefficiëntere, beter te volgen en praktischere methode om aan documenten samen te werken.
Virtuele gegevensruimten hebben toegang nodig via software voor gegevensopslag, zoals Dropbox, en beschikken dus over de meest geavanceerde beveiliging. Ook extra machtigingen, toegangsinstellingen en certificeringen kunnen de beveiliging verbeteren. Zo houd je je gegevens veilig, zelfs als er complexe vereisten nodig zijn voor wie deze kan zien of er toegang toe heeft. Virtuele gegevensruimten zijn voor je bestanden veel veiliger dan e-mail, opslaan op een computer of een gedeelde map.
Als je je Dropbox-account gebruikt, kun je DocSend gratis uitproberen en een virtuele gegevensruimte maken. Dropbox-klanten kunnen zich aanmelden met hun bestaande Dropbox-account. Nieuwe gebruikers kunnen een DocSend-account maken om hun proefperiode van 14 dagen te starten. Dankzij het gebruiksgemak, de gegevensbeveiliging en de Dropbox-functies voor gegevensopslag is dit een van de beste virtuele gegevensruimten die beschikbaar zijn.
Virtuele gegevensruimten zijn er om bestanden of documenten te beveiligen, meerdere partijen toegang te geven en een online database te bieden voor vertrouwelijke informatie. Virtuele gegevensruimten zijn nuttig als een beveiligd opslag- en distributiecentrum voor alle soorten documenten, vooral tijdens belangrijke perioden van due diligence-processen waarbij meerdere partijen de gegevens moeten gebruiken.
